Het antwoord is: je kunt Gemini in Google Workspace uitschakelen of beperken, maar Google maakt het je niet makkelijk. De instellingen zijn verspreid over meerdere menu’s en sommige opties zijn bewust verborgen. Dit artikel laat je zien waar je moet zijn en wat de gevolgen zijn van je keuzes.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn producten, waaronder Gmail, Google Drive, Google Docs en Google Calendar. Volgens Ars Technica is het resultaat een wirwar van privacy-instellingen. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Wie dataverzameling wil uitschakelen, loopt volgens het artikel tegen zogenoemde ‘dark patterns’ aan: interface-elementen die het gebruikers lastig maken om de privacyvriendelijke optie te kiezen. De standaardinstellingen zijn erop gericht om zoveel mogelijk data te verzamelen, niet om jouw privacy te beschermen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die Google Workspace gebruiken, betekent dit dat bedrijfsgevoelige informatie uit e-mails, documenten en agenda’s standaard door Gemini kan worden verwerkt. Denk aan klantgegevens, offertes, strategische notities of personeelsdossiers. Als je niet actief ingrijpt, geef je Google impliciet toestemming om die data te gebruiken voor het trainen of verbeteren van AI-modellen. Vooral voor MKB-bedrijven die met privacygevoelige informatie werken, zoals in de zorg, juridische dienstverlening of consultancy, is dit een risico. Het is niet alleen een kwestie van vertrouwen, maar ook van wetgeving zoals de AVG.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team hebt en Gemini nog niet gebruikt. Begin met het controleren van de standaardinstellingen. Ga naar de Google Admin Console, navigeer naar ‘Apps’ en dan ‘Google Workspace’. Zoek de sectie ‘Gemini’ of ‘AI-assistent’. Daar kun je per organisatie-eenheid instellen of Gemini is ingeschakeld. Je zou kunnen overwegen om Gemini standaard uit te zetten voor alle medewerkers en het alleen aan te zetten voor specifieke accounts die het echt nodig hebben. Dit voorkomt dat er onbedoeld data wordt gedeeld.

Als je Gemini al gebruikt en je data wilt beschermen. Ga naar je persoonlijke Google-accountinstellingen. Klik op ‘Data en privacy’ en zoek naar ‘Gemini-apps’. Daar vind je de optie om de chatgeschiedenis en trainingsdata uit te schakelen. Let op: deze instelling kan per product verschillen. In Gmail moet je mogelijk apart aangeven dat je niet wilt dat je e-mails worden gebruikt voor AI-training. Een optie is om een aparte, lege Google-account aan te maken voor het testen van Gemini, zodat je bedrijfsdata niet in de mix komt.

Als je een juridisch of medisch kantoor runt. Overweeg om een beleid op te stellen waarin je het gebruik van Gemini in Workspace verbiedt voor alle vertrouwelijke communicatie. Je kunt in de Admin Console specifieke regels aanmaken die het gebruik van AI-functies blokkeren voor documenten met bepaalde labels, zoals ‘vertrouwelijk’ of ‘medisch dossier’. Daarnaast is het verstandig om medewerkers te wijzen op de risico’s en hen te trainen in het herkennen van dark patterns. Een mogelijkheid is om een alternatieve, privacyvriendelijkere tool te gebruiken voor taken waar je AI voor wilt inzetten.

Als je de controle wilt houden over je data. De beste manier om te voorkomen dat Google je data gebruikt, is door Gemini helemaal uit te schakelen in de Admin Console. Dit doe je door naar ‘Gemini for Google Workspace’ te gaan en de service uit te zetten voor alle gebruikers. Houd er rekening mee dat Google dit proces niet eenvoudig maakt. Het artikel van Ars Technica waarschuwt dat je soms meerdere keren op ‘bevestigen’ moet klikken voordat de wijziging doorgaat. Controleer na een paar dagen of de instellingen nog steeds staan zoals je ze hebt ingesteld, want Google kan updates doorvoeren die de standaardinstellingen resetten.

Bron: Ars Technica