Het antwoord is dat Google Gemini standaard inschakelt in Workspace en dat het uitschakelen ervan een bewuste, meerstappenactie vereist. Als je niets doet, kan Google jouw data uit Gmail en Drive gebruiken om zijn AI te trainen, zonder dat je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini, zijn generatieve AI, steeds dieper in het Google-ecosysteem. Dit betekent dat de AI toegang krijgt tot data uit producten zoals Gmail en Google Drive. Volgens een analyse van Ars Technica is het uitschakelen van deze dataverzameling niet eenvoudig. Google gebruikt zogenaamde ‘dark patterns’: interface-elementen die het voor gebruikers moeilijk maken om hun privacy te beschermen. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt, en het opt-out proces is versnipperd over verschillende menu’s en instellingen. Dit is geen bug, maar een bewuste ontwerpkeuze van Google om zoveel mogelijk data te verzamelen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die afhankelijk zijn van Google Workspace, betekent dit dat hun bedrijfsdata – van klant-e-mails tot vertrouwelijke documenten – mogelijk wordt gebruikt voor AI-training. Dit is een direct privacyrisico, vooral als je met gevoelige informatie werkt. Het is niet genoeg om simpelweg ’nee’ te zeggen tegen een pop-up; je moet actief meerdere instellingen wijzigen. De impact is het grootst voor bedrijven in de juridische, medische of financiële sector, waar datalekken of onbedoeld datagebruik juridische consequenties kunnen hebben.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein bedrijf runt met een Google Workspace-account… Begin met het controleren van je Google-accountinstellingen. Ga naar ‘Beheer je Google-account’, vervolgens naar ‘Data en privacy’. Zoek naar de sectie ‘Gemini en andere AI-services’. Daar kun je de optie uitschakelen die zegt dat je data wordt gebruikt om AI te verbeteren. Dit is de belangrijkste stap, maar het is niet de enige.

Als je een team aanstuurt en Workspace beheert… Je moet als beheerder naar de Google Admin console gaan. Zoek naar de instellingen voor ‘Gemini’ en schakel de toegang voor alle gebruikers uit. Dit voorkomt dat medewerkers per ongeluk data delen. Overweeg om een bedrijfsbeleid op te stellen waarin staat dat Gemini niet gebruikt mag worden voor werkgerelateerde taken, tenzij het expliciet is goedgekeurd.

Als je in de juridische of financiële sector werkt… Wees extra voorzichtig. Zelfs als je Gemini uitschakelt, kan het zijn dat bepaalde functies, zoals ‘Smart Compose’ in Gmail, nog steeds data naar Google sturen. Controleer of je een aparte, niet-AI-versie van Workspace kunt gebruiken. Een optie is om over te stappen op een abonnement dat geen AI-functies bevat, als dat beschikbaar is.

Als je een webshop runt en klantgegevens beheert… Zorg ervoor dat je geen klant-e-mails of bestelgegevens in Gmail of Drive hebt die door Gemini kunnen worden verwerkt. Overweeg om een aparte, versleutelde map te gebruiken voor gevoelige documenten, en controleer of je back-ups maakt van data die je niet met Google wilt delen. Het uitschakelen van Gemini is een eerste stap, maar het is ook verstandig om je data-hygiëne te verbeteren.

Bron: Arstechnica