Het antwoord is dat Gemini standaard jouw data uit Gmail en Drive kan gebruiken om AI-antwoorden te genereren, en dat uitschakelen niet eenvoudig is door zogenaamde ‘dark patterns’ in de Google-interface. Als ondernemer loop je het risico dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie, zoals klantgegevens of contracten, wordt verwerkt zonder dat je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini, zijn generatieve AI, steeds dieper in de eigen producten. Dat betekent dat de AI standaard toegang heeft tot data uit Gmail en Google Drive om antwoorden te genereren, samenvattingen te maken of suggesties te doen. Volgens Ars Technica hangt de hoeveelheid data die Gemini bewaart af van hoe je de AI gebruikt. Het probleem is dat uitschakelen van deze datacollectie niet vanzelfsprekend is. Google gebruikt ‘dark patterns���: interface-elementen die het voor jou als gebruiker moeilijk maken om de privacy-instellingen te vinden of te wijzigen. De optie om dataverzameling uit te schakelen is vaak weggestopt in menu’s, of de standaardinstellingen zijn zo gekozen dat je er actief voor moet kiezen om je data te beschermen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die afhankelijk zijn van Google Workspace (voorheen G Suite) is dit een direct privacyrisico. Als je niets doet, kan Gemini inzage krijgen in e-mails met vertrouwelijke klantinformatie, offertes, financiële documenten en bedrijfsstrategieën. Dit is niet alleen een kwestie van vertrouwen, maar kan ook juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld als je onder de AVG valt en persoonsgegevens van klanten zonder expliciete toestemming worden verwerkt door een AI-model. De impact is groter voor kleinere bedrijven zonder eigen IT-afdeling, omdat zij minder zicht hebben op de standaardinstellingen van de tools die ze dagelijks gebruiken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Gmail gebruikt voor klantcontact, is het verstandig om direct de privacy-instellingen van je Google-account te controleren. Je kunt dit doen door naar ‘Mijn Account’ te gaan, vervolgens naar ‘Data en privacy’ en daar de optie ‘Gemini in Workspace’ te zoeken. Overweeg om de schakelaar voor ‘Gebruik van mijn data voor AI-training’ uit te zetten. Een mogelijkheid is om ook de chatgeschiedenis van Gemini uit te schakelen, zodat eerdere gesprekken niet worden opgeslagen.

Als je een team aanstuurt dat werkt met Google Drive, is het belangrijk om een bedrijfsbeleid op te stellen. Je zou kunnen overwegen om voor alle medewerkers de standaardinstellingen te controleren via de Google Admin Console. Een optie is om de toegang van Gemini tot gedeelde mappen te beperken, zodat de AI alleen data kan gebruiken uit mappen die expliciet zijn gemarkeerd als ‘open voor AI’. Daarnaast kun je medewerkers instrueren om geen vertrouwelijke documenten in Drive te plaatsen zonder eerst de privacy-instellingen te controleren.

Als je in de juridische of financiële sector werkt, waar geheimhouding cruciaal is, is het raadzaam om Gemini helemaal uit te schakelen voor je zakelijke account. Je kunt dit doen door in de Google Admin Console de instelling ‘Gemini voor Workspace’ uit te schakelen voor de hele organisatie. Een mogelijkheid is om een apart, niet-Google e-mailplatform te overwegen voor extreem gevoelige communicatie, zoals ProtonMail of Tutanota, maar dat is een grotere stap. Overweeg om eerst een testperiode in te stellen waarin je controleert of het uitschakelen van Gemini geen negatieve invloed heeft op je productiviteit.

Als je een webshop runt en klantgegevens in Gmail beheert, is het verstandig om regelmatig te controleren of er nieuwe AI-functies zijn toegevoegd aan je Google-account. Google rolt updates vaak stil uit, waardoor een functie die je eerder hebt uitgeschakeld, weer aan kan staan. Je zou kunnen overwegen om een maandelijkse herinnering in te stellen om de privacy-instellingen te controleren. Een andere optie is om een apart e-mailadres aan te maken voor klantcommunicatie en dat adres niet te koppelen aan Gemini, zodat de AI geen toegang heeft tot die data.

Bron: Ars Technica