Het antwoord is dat je Gemini in Gmail en Drive kunt uitschakelen, maar dat Google het je niet makkelijk maakt. De opties zijn verstopt in menu’s en de interface gebruikt zogenaamde ‘dark patterns’ die je richting het aan laten staan duwen. Dit artikel geeft je de stappen om je bedrijfsdata te beschermen.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini, zijn generatieve AI, steeds dieper in producten als Gmail en Drive. Volgens een analyse van Ars Technica is het uitschakelen van deze AI-assistent een ‘rommeltje’. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Google gebruikt ‘dark patterns’: interface-elementen die het voor de gebruiker moeilijker maken om te kiezen wat in zijn eigen belang is. Dit is geen ongelukje, maar een bewuste ontwerpkeuze die gebruikers richting het delen van data duwt. Voor ondernemers die vertrouwelijke bedrijfsinformatie in hun Google-omgeving hebben, is dit een direct privacyrisico.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers betekent dit dat je actief moet ingrijpen om te voorkomen dat Google jouw bedrijfsdata gebruikt voor AI-training of -analyse. Het is niet voldoende om Gemini simpelweg niet te gebruiken. De AI is standaard ingeschakeld en verzamelt data uit je e-mails en documenten, tenzij je het uitzet. Dit raakt niet alleen je eigen privacy, maar ook die van je klanten en medewerkers. Als je bedrijfsgevoelige informatie in Gmail of Drive hebt, zoals offertes, contracten of klantgegevens, dan kan die data worden verwerkt door Gemini. De impact is het grootst voor bedrijven die werken met vertrouwelijke data, zoals advocaten, accountants, zorgverleners of consultancybureaus.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Gmail gebruikt voor klantcontact. Je kunt Gemini uitschakelen via de instellingen van je Google-account. Ga naar ‘Beheer je Google-account’, vervolgens naar ‘Data en privacy’ en scrol naar ‘Gemini in Gmail en Drive’. Zet de schuif op ‘uit’. Let op: Google probeert je hier te verleiden om het aan te laten met teksten als ‘mis geen slimme suggesties’. Weersta dit en zet het uit.

Als je een team aanstuurt en Google Workspace gebruikt. Je hebt als beheerder meer mogelijkheden. Ga naar de Google Admin-console, naar ‘Apps’, dan ‘Google Workspace’ en selecteer ‘Gemini’. Hier kun je de toegang tot Gemini voor het hele domein uitschakelen. Overweeg om dit te doen voor alle medewerkers, tenzij je specifieke gebruikers hebt die de AI nodig hebben voor hun werk. Je kunt ook per organisatie-eenheid instellen wie wel en geen toegang krijgt.

Als je in de zorg of juridische sector werkt. De risico’s zijn hier het grootst. Schakel Gemini niet alleen uit, maar controleer ook of er geen data is verwerkt voordat je het uitzette. Ga naar ‘Mijn activiteit’ in je Google-account en filter op ‘Gemini’. Verwijder eventuele opgeslagen interacties. Overweeg om een apart, niet-Google e-mailsysteem te gebruiken voor vertrouwelijke communicatie, zoals ProtonMail of een eigen server.

Als je een webshop runt en klantgegevens in Drive bewaart. Zet Gemini uit zoals hierboven beschreven. Daarnaast kun je overwegen om een aparte Google-omgeving te maken voor bedrijfsdata en een andere voor persoonlijk gebruik. Zo voorkom je dat klantinformatie per ongeluk in de AI-training terechtkomt. Maak ook een back-up van je belangrijkste bestanden naar een dienst die geen AI-training op jouw data uitvoert, zoals een NAS of een encryptie-first clouddienst.

Als je gewoon geen zin hebt in een AI die meeleest. De simpelste optie is om Gemini volledig uit te schakelen via de Google-accountinstellingen. Dit kost je hooguit een paar minuten. Je verliest er geen functionaliteit door, behalve de AI-suggesties die je waarschijnlijk toch niet gebruikt. De stappen zijn: ga naar myaccount.google.com, klik op ‘Data en privacy’, scrol naar ‘Gemini in Gmail en Drive’ en zet het uit. Herhaal dit voor elk Google-account dat je zakelijk gebruikt.

Bron: Ars Technica