Het antwoord is dat Gemini standaard is ingeschakeld in Google Workspace en dat je als ondernemer actief stappen moet ondernemen om te voorkomen dat je bedrijfsdata uit Gmail en Drive wordt gebruikt voor AI-training. De opties om dit uit te schakelen zijn niet altijd even duidelijk, en sommige instellingen zijn bewust verborgen.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini, zijn generatieve AI, steeds dieper in de Google-ecosysteem. Dit betekent dat de AI toegang heeft tot data uit producten zoals Gmail en Google Drive. Volgens een analyse van Ars Technica is het uitschakelen van deze dataverzameling een rommeltje. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt, en het proces om dataverzameling te stoppen zit vol met zogenaamde ‘dark patterns’ — interface-elementen die het voor de gebruiker moeilijk maken om de gewenste keuze te maken. Voor ondernemers die hun bedrijfsgegevens willen beschermen, is het cruciaal om te weten waar deze valkuilen zitten.

Wat dit betekent

Voor jou als ondernemer betekent dit dat je vertrouwelijke bedrijfsinformatie, zoals klantgegevens, contracten en strategische documenten, onbedoeld kunt delen met Google’s AI. Dit is niet alleen een privacyrisico, maar kan ook juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld als je met gevoelige persoonsgegevens werkt onder de AVG. De ‘illusie van keuze’ waar Ars Technica over schrijft, zorgt ervoor dat veel gebruikers denken dat ze controle hebben, terwijl de standaardinstellingen juist zijn ontworpen om zoveel mogelijk data te verzamelen. Het is daarom essentieel om niet te vertrouwen op de standaardinstellingen, maar zelf actief de controle te nemen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt en Workspace gebruikt. Begin met het controleren van de beheerconsole. Ga naar ‘Apps’ > ‘Google Workspace’ > ‘Gemini’ en zet de schuif voor ‘Gemini voor Workspace’ op uit. Dit is de belangrijkste stap om te voorkomen dat AI toegang krijgt tot jullie gedeelde documenten en e-mails. Een optie is om dit per organisatie-eenheid in te stellen, zodat je bijvoorbeeld alleen bepaalde afdelingen uitsluit.

Als je je eigen Gmail-account gebruikt voor zakelijke communicatie. Log in op je Google-account en ga naar ‘Beheer je Google-account’ > ‘Data en privacy’. Zoek naar de sectie ‘Gemini en AI-assistentie’ en schakel de optie ‘Gemini-apps en -services’ uit. Wees je ervan bewust dat dit mogelijk niet alle dataverzameling stopt, omdat sommige functies nog steeds actief kunnen zijn via andere delen van het ecosysteem. Overweeg om een apart zakelijk account aan te maken zonder AI-integratie.

Als je een webshop runt en klantgegevens in Drive opslaat. Wees extra voorzichtig. Zelfs als je Gemini uitschakelt, kunnen sommige functies zoals ‘Smart Compose’ of ‘Smart Reply’ in Gmail nog steeds data gebruiken om suggesties te doen. Een mogelijke aanpak is om een aparte, niet-Google-cloudopslag te gebruiken voor gevoelige klantdata, zoals een versleutelde map op een eigen server. Je zou ook kunnen overwegen om voor bepaalde projecten over te stappen op een alternatieve e-mailprovider die geen AI-integratie heeft.

Als je juridisch advies of medische dossiers verwerkt. Dit is een risicovolle situatie. De standaardinstellingen van Google zijn niet ontworpen voor dergelijke gevoelige data. Overweeg om een aparte, beveiligde omgeving te creëren voor deze documenten, bijvoorbeeld met end-to-end encryptie. Een optie is om een contract met Google af te sluiten waarin staat dat jouw data niet wordt gebruikt voor AI-training, maar controleer of dit juridisch afdwingbaar is. Het is verstandig om een externe privacy-expert te raadplegen.

Bron: Ars Technica