Gemini, de AI van Google, nestelt zich steeds dieper in Gmail, Drive en andere Workspace-tools. Voor ondernemers die hun data niet willen delen met een AI-model, is uitschakelen mogelijk, maar het kost tijd en leidt tot een minder geïntegreerde ervaring. Dit artikel laat zien hoe je dat doet en wat de consequenties zijn.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini in vrijwel al zijn producten, van Gmail en Google Drive tot Docs en Sheets. Volgens Ars Technica is het voor gebruikers steeds moeilijker om te voorkomen dat Gemini toegang krijgt tot hun data. De AI heeft data nodig om te functioneren, en Google heeft daar veel van in je zakelijke e-mails en documenten. Het probleem is dat de hoeveelheid data die Gemini bewaart, afhangt van hoe je de AI gebruikt. Wie zich wil afmelden voor datagebruik, loopt volgens het artikel tegen zogenaamde ‘dark patterns’ aan: interface-elementen die het voor de gebruiker lastig maken om de gewenste keuze te maken. Het is geen bewuste sabotage, maar het resultaat van een ontwerp dat de standaardinstellingen in het voordeel van Google laat werken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die met gevoelige klantdata of bedrijfsinformatie werken, is dit een serieus punt. Als Gemini standaard toegang heeft tot je Gmail- en Drive-inhoud, kan dat betekenen dat vertrouwelijke informatie wordt gebruikt om het AI-model te trainen of te verbeteren. Dat is niet per se illegaal, maar het kan wel tegen het privacybeleid van jouw bedrijf of dat van je klanten ingaan. Vooral in sectoren zoals de zorg, de juridische dienstverlening of de financiële sector kan dit onacceptabel zijn. Het uitschakelen van Gemini is mogelijk, maar het kost tijd en het betekent dat je bepaalde AI-functies in Workspace verliest, zoals automatische samenvattingen van e-mails of slimme suggesties in documenten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein kantoor runt met vertrouwelijke klantgegevens, overweeg om Gemini volledig uit te schakelen voor je Workspace-account. Ga naar de beheerconsole van Google Workspace, navigeer naar ‘Apps’ en dan ‘Google Workspace’. Zoek naar de instellingen voor Gemini en zet deze op ‘Uit’. Houd er rekening mee dat dit niet meteen voor alle medewerkers geldt; je moet mogelijk per organisatie-eenheid instellen wie toegang heeft. Een alternatief is om Gemini alleen uit te schakelen voor de accounts die met gevoelige data werken, terwijl andere medewerkers de AI wel kunnen gebruiken.

Als je een team aanstuurt dat veel met documenten werkt, wees je ervan bewust dat het uitschakelen van Gemini invloed heeft op de productiviteit. Medewerkers die gewend zijn aan automatische samenvattingen of hulp bij het schrijven, zullen die functies missen. Een optie is om een overgangsperiode in te stellen waarin je test hoe groot het gemis echt is. Je zou kunnen overwegen om een alternatieve AI-tool in te zetten die niet is gekoppeld aan jullie Workspace-data, zoals een externe AI-assistent die je handmatig voert met niet-vertrouwelijke informatie.

Als je in de zorg of juridische sector werkt, is het verstandig om het beleid van Google rondom dataretentie te controleren. Volgens het artikel hangt de hoeveelheid bewaarde data af van hoe je Gemini gebruikt. Als je de AI alleen via de webinterface gebruikt, is de dataopslag anders dan wanneer je de API inzet. Overweeg om een apart, niet-Workspace-account aan te maken voor experimenten met Gemini, zodat je bedrijfsdata gescheiden blijft. Je kunt ook contact opnemen met Google Support om te vragen naar de specifieke dataretentie voor jouw type account.

Als je een webshop runt en klantgegevens verwerkt via Gmail, is het risico dat Gemini deze data gebruikt voor training een reële zorg. Schakel Gemini uit voor het specifieke account dat klant-e-mails verwerkt. Een alternatief is om een apart e-mailadres te gebruiken voor klantcommunicatie dat niet onder het Workspace-account valt. Dit kost wat extra tijd bij het instellen, maar geeft je volledige controle over welke data de AI wel en niet ziet.

Bron: Arstechnica