Het antwoord: Google’s AI-assistent Gemini is standaard actief in Gmail, Drive en andere Workspace-apps, en verzamelt data uit jouw bedrijfscommunicatie. Als ondernemer kun je Gemini uitschakelen, maar Google maakt dat opzettelijk lastig met verwarrende menu’s en standaardinstellingen die tegen jouw privacybelang in werken.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn ecosysteem. De AI is standaard ingeschakeld in Gmail, Google Drive, Docs, Sheets en andere Workspace-producten. Volgens een analyse van Ars Technica maakt Google gebruik van zogenaamde ‘dark patterns’: interface-elementen die het voor gebruikers moeilijk maken om dataverzameling uit te schakelen. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Als je niets doet, heeft Gemini standaard toegang tot je e-mails, documenten en bestanden. Google presenteert dit als een keuze, maar in de praktijk is het een doolhof van instellingen waarbij de standaardoptie altijd dataverzameling is.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die vertrouwelijke bedrijfsinformatie delen via Google Workspace, is dit een direct privacyrisico. Denk aan klantgegevens, offertes, contracten en interne strategieën die door Gemini kunnen worden verwerkt. Google gebruikt deze data mogelijk voor het trainen van AI-modellen, tenzij je expliciet aangeeft dat niet te willen. Het probleem is dat de opties om dit uit te schakelen verspreid staan over meerdere menu’s en niet altijd logisch zijn gelabeld. Voor een MKB-ondernemer zonder dedicated IT-afdeling is het een tijdrovende klus om alle instellingen te vinden en aan te passen. Het risico is dat je per ongeluk bedrijfsgevoelige data deelt met een AI-systeem waarvan je de gevolgen niet volledig overziet.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Google Workspace gebruikt voor klantcontact. Je zou kunnen beginnen met het uitschakelen van Gemini in Gmail. Ga naar de instellingen van je Google-account, zoek naar ‘Data & Privacy’ en vervolgens naar ‘Gemini’. Daar kun je de optie ‘Gemini in Gmail, Drive en Docs’ uitschakelen. Houd er rekening mee dat deze instelling per product kan verschillen en dat je mogelijk meerdere schermen moet doorlopen. Een optie is om een aparte checklist te maken van alle Workspace-apps die je gebruikt en per app te controleren of Gemini actief is.

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers aanstuurt. Overweeg om een korte instructie te maken voor je team, zodat iedereen weet hoe hij of zij Gemini kan uitschakelen. Je kunt ook overwegen om een Google Workspace-beheerder aan te wijzen die centraal de instellingen beheert. In de Google Admin Console kun je als beheerder voor het hele domein bepalen of Gemini beschikbaar is. Let op: de standaardinstelling voor nieuwe gebruikers is vaak ‘aan’, dus je moet dit actief wijzigen. Een mogelijkheid is om een maandelijkse controle in te plannen, omdat Google regelmatig nieuwe functies toevoegt die standaard worden ingeschakeld.

Als je werkt met gevoelige klantdata, bijvoorbeeld als advocaat, accountant of zorgverlener. Het is verstandig om niet alleen Gemini uit te schakelen, maar ook te controleren of er geen historische data is verwerkt. Je kunt in je Google-account bij ‘Mijn activiteit’ zien welke interacties met Gemini hebben plaatsgevonden. Overweeg om een aparte, niet-AI-ondersteunde Google-omgeving te gebruiken voor vertrouwelijke projecten. Een andere optie is om over te stappen op een encryptietool die je e-mails en documenten versleutelt voordat ze Google’s servers bereiken, zodat zelfs als Gemini actief is, de data onleesbaar blijft.

Bron: Arstechnica