Google’s AI-assistent Gemini is standaard ingebouwd in Google Workspace en verzamelt data uit Gmail, Drive en andere diensten. Voor MKB-ondernemers die hun bedrijfsdata willen beschermen, is het essentieel om te weten hoe je Gemini kunt uitschakelen en de privacy-instellingen kunt aanpassen. Dit artikel geeft je een stapsgewijze aanpak.

Wat er aan de hand is

Volgens een analyse van Ars Technica integreert Google Gemini steeds dieper in zijn ecosysteem, waaronder Gmail, Drive, Docs en Sheets. De AI gebruikt jouw data om antwoorden te genereren, maar de hoeveelheid data die wordt bewaard hangt af van hoe je Gemini gebruikt. Google maakt het bewust lastig om uit te schakelen, met zogenaamde ‘dark patterns’ – interface-elementen die je tegenwerken. Het bedrijf claimt dat AI de toekomst is, maar voor ondernemers betekent dit een directe impact op de privacy van klantgegevens, interne documenten en bedrijfscommunicatie.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers die Google Workspace gebruiken, is Gemini niet alleen een extra functie. Het is een dataverzamelaar die standaard aanstaat. Als je niets doet, kan Gemini toegang krijgen tot vertrouwelijke e-mails, offertes, contracten en klantinformatie. Dit is niet alleen een privacyrisico, maar kan ook juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld onder de AVG. De ‘dark patterns’ maken het lastig om de instellingen te vinden, maar met de juiste stappen kun je de controle terugkrijgen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een Google Workspace-account beheert voor je bedrijf, is de eerste stap om in te loggen op je Google Admin Console. Ga naar ‘Apps’ en dan ‘Google Workspace’. Zoek naar ‘Gemini’ of ‘AI-assistent’. Hier kun je Gemini uitschakelen voor alle gebruikers in je organisatie. Een optie is om een overgangsperiode in te stellen, zodat je medewerkers kunnen wennen aan de verandering. Overweeg om een interne richtlijn op te stellen over het gebruik van AI-tools, zodat iedereen weet wat wel en niet mag.

Als je een individueel Google-account gebruikt voor je onderneming, kun je Gemini uitschakelen via je persoonlijke instellingen. Ga naar ‘Beheer je Google-account’, kies ‘Data en privacy’ en scrol naar ‘AI-assistent’. Hier kun je de optie ‘Gemini gebruiken in Workspace’ uitschakelen. Een mogelijkheid is om ook de ‘Activiteitsgegevens’ te wissen, zodat eerdere interacties worden verwijderd. Houd er rekening mee dat Google soms updates doorvoert die instellingen resetten, dus controleer dit regelmatig.

Als je je zorgen maakt over data die al is verzameld, kun je in dezelfde instellingen kiezen voor ‘Data wissen’ of ‘Activiteit verwijderen’. Je zou kunnen overwegen om een back-up te maken van belangrijke documenten voordat je dit doet. Een andere optie is om een apart, niet-Google-account te gebruiken voor gevoelige communicatie, zoals een beveiligde e-maildienst. Dit is een extra stap, maar het geeft je volledige controle over wie toegang heeft tot je data.

Als je medewerkers hebt die Gemini gebruiken, is het verstandig om een training te geven over privacy-instellingen. Je zou kunnen beginnen met een korte uitleg over wat Gemini doet en waarom je het uitschakelt. Overweeg om een checklist te maken met stappen die iedereen moet volgen, zoals het uitschakelen van de AI-assistent in hun eigen account. Dit zorgt voor consistentie en voorkomt dat iemand per ongeluk data deelt.

Als je overweegt over te stappen naar een andere provider, is dit het moment om je opties te verkennen. Je zou kunnen kijken naar alternatieven zoals Microsoft 365 met aangepaste privacy-instellingen, of een zelfgehoste oplossing zoals Nextcloud. Een mogelijkheid is om een proefperiode in te stellen met een klein team om te testen of het werkt voor jullie bedrijfsprocessen. Dit is een grotere stap, maar het kan op lange termijn meer controle geven over je data.

Bron: Ars Technica