Als je Google Workspace gebruikt voor je bedrijf, is de kans groot dat Gemini standaard is ingeschakeld en toegang heeft tot je e-mails, documenten en bestanden. Je kunt deze AI-functionaliteit uitschakelen via de beheerconsole, maar Google maakt het niet eenvoudig: de opties zijn verstopt en het proces verschilt per type account.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn producten, waaronder Gmail, Drive, Docs en Sheets. Voor gebruikers van Google Workspace betekent dit dat de AI standaard toegang krijgt tot bedrijfsdata om antwoorden te genereren, samenvattingen te maken en suggesties te doen. Volgens een analyse van Ars Technica gebruikt Google hierbij zogenaamde ‘dark patterns’: interface-elementen die het voor gebruikers moeilijk maken om dataverzameling uit te schakelen. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt, en het uitschakelen van dataverzameling is niet overal hetzelfde geregeld. Dit is geen kwaadwilligheid, maar het gevolg van Googles visie dat AI de toekomst is en dat producten moeten veranderen om mee te gaan.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals die met gevoelige bedrijfsinformatie werken, zoals klantgegevens, financiële documenten of strategische plannen, is dit een direct privacyrisico. Gemini kan standaard meelezen met alles wat in je Workspace-omgeving gebeurt. Het uitschakelen is mogelijk, maar vereist dat je weet waar je moet zoeken. Voor een eenmanszaak of klein team is het een kwestie van instellingen aanpassen. Voor grotere organisaties met meerdere accounts kan het een administratieve klus zijn. Het belangrijkste verschil: bij een persoonlijk Google-account kun je Gemini vaak per product uitschakelen, maar bij Workspace-accounts liggen de instellingen in de beheerconsole, waar niet elke medewerker toegang toe heeft.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Workspace gebruikt, kun je Gemini uitschakelen via je accountinstellingen. Log in op je Google-account, ga naar ‘Beheer je Google-account’ en vervolgens naar ‘Data en privacy’. Scroll naar ‘Gemini en andere AI-services’. Hier kun je per product aangeven of Gemini toegang mag hebben. Zet de schuif voor Gmail, Drive en Docs op uit. Houd er rekening mee dat deze instelling per apparaat kan verschillen, dus controleer ook je mobiele apps.

Als je een team aanstuurt met een Workspace-beheerder, moet de aanpassing via de Google Admin Console gebeuren. Ga naar admin.google.com, log in als beheerder, en navigeer naar ‘Apps’ > ‘Google Workspace’ > ‘Gemini’. Hier kun je instellen of Gemini voor alle gebruikers is ingeschakeld of alleen voor specifieke groepen. Je kunt ook per organisatie-eenheid bepalen of data wordt gebruikt voor AI-training. Een optie is om Gemini uit te schakelen voor afdelingen die met vertrouwelijke data werken, zoals finance of legal, en het aan te laten voor teams die er baat bij hebben.

Als je in de zorg of juridische sector werkt, is het verstandig om nog een stap verder te gaan. Overweeg om een aparte Workspace-omgeving in te richten voor gevoelige projecten, zonder Gemini-integratie. Je kunt ook een data-retentiebeleid instellen dat automatisch oude data verwijdert, zodat er minder informatie beschikbaar is voor AI-functionaliteit. Controleer daarnaast of je contract met Google toestaat dat je data niet wordt gebruikt voor modeltraining. Dit staat vaak in de servicevoorwaarden, maar is niet altijd standaard geregeld.

Als je twijfelt of je de juiste stappen hebt gezet, test het dan. Stuur een e-mail met vertrouwelijke informatie naar jezelf en vraag Gemini om een samenvatting. Als de AI de inhoud niet kan lezen, heb je het goed uitgeschakeld. Blijft het antwoord wel verschijnen? Dan is de dataverzameling nog actief en moet je de instellingen opnieuw controleren.

Bron: Arstechnica