Het antwoord is dat Gemini standaard is ingeschakeld in Gmail en Drive, en dat je als ondernemer actief meerdere stappen moet zetten om dataverzameling te stoppen. De opties om uit te schakelen zijn verborgen achter zogenaamde ‘dark patterns’ — interface-elementen die het moeilijk maken om je privacy te beschermen.

Wat er aan de hand is

Google integreert zijn AI-assistent Gemini steeds dieper in de eigen producten, waaronder Gmail en Google Drive. Volgens Ars Technica betekent dit dat Gemini standaard toegang heeft tot jouw e-mails, documenten en bestanden om de AI te trainen en te verbeteren. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt — via de webinterface, een app of een API. Het uitschakelen van deze dataverzameling is niet eenvoudig: Google gebruikt ‘dark patterns’, interface-elementen die je als gebruiker tegenwerken. Zo zijn privacy-instellingen verspreid over meerdere menu’s en worden opties om dataverzameling te stoppen soms pas na meerdere klikken zichtbaar.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die Gmail en Drive gebruiken voor bedrijfscommunicatie en documentopslag, is dit een direct privacyrisico. Jouw vertrouwelijke klantgegevens, offertes, contracten en interne notities kunnen worden gebruikt om Gemini te trainen. Dit is niet alleen een kwestie van privacy, maar ook van compliance: als je met persoonsgegevens werkt, kan onbedoelde dataverzameling leiden tot schendingen van de AVG. De impact is het grootst voor kleine bedrijven zonder eigen IT-afdeling, die vaak standaardinstellingen accepteren zonder de gevolgen te overzien. Voor grotere organisaties kan het betekenen dat ze Google Workspace moeten heroverwegen als het privacybeleid niet aan te passen is.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak of zzp’er bent en Gmail gebruikt voor klantcontact. De eerste stap is om in te loggen op je Google-account en naar de privacy-instellingen te gaan. Zoek naar de sectie ‘Data en privacy’ en vervolgens naar ‘Gemini-instellingen’. Daar kun je de optie ‘Gemini toegang geven tot je Gmail en Drive’ uitschakelen. Let op: deze optie staat vaak standaard aan en is niet altijd direct zichtbaar. Je zou kunnen overwegen om een apart zakelijk Google-account aan te maken zonder Gemini, zodat je privé- en zakelijke data gescheiden houdt.

Als je een team aanstuurt dat werkt met Google Workspace. Als beheerder kun je via de Google Admin-console de toegang tot Gemini voor alle gebruikers in je organisatie uitschakelen. Ga naar ‘Apps’ en dan ‘Google Workspace’ en zoek naar ‘Gemini’. Daar kun je de dienst uitschakelen voor specifieke organisatie-eenheden of voor het hele domein. Een optie is om een beleid op te stellen waarin je medewerkers informeert over de risico’s en hen vraagt om zelf ook hun persoonlijke accounts te controleren. Overweeg om regelmatig een privacy-audit uit te voeren om te controleren of er geen nieuwe standaardinstellingen zijn bijgekomen.

Als je werkt met gevoelige klantdata, zoals in de advocatuur, zorg of financiële dienstverlening. Het uitschakelen van Gemini is in jouw geval niet genoeg. Je zou kunnen overwegen om een aparte, niet-Google-omgeving te gebruiken voor vertrouwelijke communicatie, zoals een versleutelde e-maildienst of een eigen server. Daarnaast is het verstandig om je huidige Google-account te controleren op opgeslagen data die Gemini al heeft verzameld. Ga naar ‘Mijn activiteit’ en filter op ‘Gemini’ om te zien wat er is opgeslagen. Je kunt deze data handmatig verwijderen. Als je twijfelt over de naleving van de AVG, overweeg dan om een privacyadviseur in te schakelen.

Als je een webshop runt en klantgegevens opslaat in Google Drive. Zorg ervoor dat je geen bestanden met persoonsgegevens deelt via Google Drive zonder dat je de Gemini-toegang hebt uitgeschakeld. Een praktische stap is om een aparte map aan te maken voor klantdata en deze map te delen zonder dat Gemini erbij kan. Je zou ook kunnen overwegen om een alternatieve cloudopslag te gebruiken voor gevoelige informatie, zoals een dienst die expliciet geen AI-training toestaat.

Bron: Arstechnica