Het antwoord is simpel: Gemini is standaard ingeschakeld in Google Workspace en verzamelt data uit je Gmail, Drive en andere apps, maar je kunt het uitschakelen via de beheerconsole. De privacyrisico’s zitten in de standaardinstellingen die je data gebruiken voor AI-training, en in donkere patronen die het lastig maken om volledig uit te schakelen.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn ecosysteem, inclusief Google Workspace voor bedrijven. De AI-assistent is standaard actief in Gmail, Drive, Docs en andere productiviteitstools. Dat betekent dat Gemini toegang heeft tot jouw e-mails, documenten en bestanden om suggesties te doen, samenvattingen te maken en vragen te beantwoorden. Volgens een analyse van Ars Technica is het uitschakelen van deze dataverzameling niet eenvoudig. Google gebruikt zogenaamde ‘dark patterns’: interface-elementen die je juist naar het accepteren van dataverzameling leiden, in plaats van naar het uitschakelen ervan. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt, en opties om dataverzameling te stoppen zijn vaak verborgen of onduidelijk.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie – zoals klantgegevens in e-mails, financiële documenten in Drive of strategische notities in Docs – mogelijk wordt gebruikt voor AI-training of -analyse, tenzij je actief ingrijpt. Dit is niet alleen een privacykwestie, maar ook een compliance-risico, bijvoorbeeld onder de AVG. De standaardinstellingen zijn ontworpen om Gemini zo veel mogelijk data te geven, en het uitschakelen vraagt om handmatige aanpassingen die niet altijd logisch zijn weergegeven. Vooral kleinere bedrijven zonder IT-afdeling lopen het risico dat ze onbedoeld data delen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein bedrijf runt zonder IT-afdeling, kun je het beste beginnen met het controleren van je Google Workspace-beheerconsole. Ga naar ‘Apps’ en dan ‘Google Workspace’ en zoek naar ‘Gemini’ of ‘AI-assistent’. Daar vind je de optie om Gemini uit te schakelen voor alle gebruikers in je organisatie. Een mogelijkheid is om dit per app te doen: schakel Gemini uit voor Gmail en Drive, maar laat het aan voor Docs als je het gebruikt voor interne notities. Overweeg om een testgebruiker aan te maken om te controleren of de instellingen correct werken voordat je ze uitrolt.

Als je een team aanstuurt en medewerkers hebt die Gemini gebruiken, is het verstandig om een korte interne richtlijn op te stellen. Leg uit dat Gemini standaard data verzamelt en dat medewerkers geen vertrouwelijke klantinformatie in prompts moeten zetten. Je zou kunnen overwegen om een aparte ‘AI-vrije’ workspace in te richten voor gevoelige projecten, waar Gemini volledig is uitgeschakeld. Een optie is om medewerkers te vragen hun eigen Gemini-instellingen te controleren via hun Google-account, onder ‘Data en privacy’ en dan ‘AI-assistent’.

Als je in een sector werkt met strenge privacyregels, zoals de zorg of de juridische sector, is het raadzaam om Gemini volledig uit te schakelen voor alle gebruikers. Dit doe je in de beheerconsole onder ‘Beveiliging’ en dan ‘AI-services’. Google biedt een optie om dataverzameling voor AI-training uit te schakelen, maar deze staat niet standaard aan. Je zou kunnen overwegen om een externe audit uit te voeren op je Google Workspace-instellingen om te controleren of er geen data lekt via Gemini. Een mogelijkheid is om een specialist in te huren die de donkere patronen in de interface voor je in kaart brengt.

Als je overweegt Gemini toch te gebruiken voor productiviteitswinst, wees dan selectief. Je zou Gemini alleen kunnen inschakelen voor niet-vertrouwelijke taken, zoals het opstellen van algemene e-mails of het samenvatten van openbare documenten. Een optie is om een apart Google-account aan te maken voor AI-gebruik, zonder koppeling aan je zakelijke Workspace. Overweeg om een logboek bij te houden van welke data je deelt met Gemini, zodat je achteraf kunt controleren of er gevoelige informatie is gelekt.

Bron: Ars Technica