Google Gemini is standaard ingeschakeld in veel Google Workspace-accounts en gebruikt je bedrijfsdata uit Gmail en Drive om te leren. Dit betekent dat vertrouwelijke klantinformatie, offertes en interne documenten mogelijk worden verwerkt door een AI-model, zonder dat je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Het uitschakelen van deze functie is mogelijk, maar vereist dat je door een aantal verborgen menu’s navigeert.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn producten, waaronder Gmail, Google Drive en Google Docs. Volgens een analyse van Ars Technica is het uitschakelen van deze AI-assistent niet eenvoudig. Gebruikers worden geconfronteerd met zogeheten ‘dark patterns’: interface-elementen die het moeilijk maken om dataverzameling te stoppen. Zo is de optie om Gemini uit te schakelen vaak weggestopt in instellingen, terwijl het aanzetten met één klik kan. Google claimt dat AI de toekomst is, maar voor ondernemers die hun bedrijfsdata willen beschermen, is het belangrijk om te weten hoe je deze functie kunt uitschakelen.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers die Google Workspace gebruiken, betekent dit dat standaardinstellingen niet in jouw voordeel werken. Als je niets doet, kan Gemini toegang krijgen tot alle e-mails, documenten en bestanden in je account. Dit is met name risicovol als je werkt met vertrouwelijke klantgegevens, personeelsdossiers of bedrijfsgeheimen. De impact is groot: je verliest controle over wie of wat jouw data inziet, en dat kan leiden tot compliance-problemen, bijvoorbeeld met de AVG. Het is daarom essentieel om zelf actie te ondernemen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Google Workspace gebruikt voor al je communicatie. Je zou kunnen beginnen met het controleren van je Google Admin Console. Ga naar ‘Apps’ en vervolgens naar ‘Google Workspace’. Zoek de instellingen voor Gemini en zet deze op ‘Uit’ voor alle gebruikers. Een optie is om ook de ‘Data Controls’ te bekijken en te voorkomen dat Gemini jouw data gebruikt voor modeltraining. Overweeg om dit direct te doen, voordat je nieuwe projecten start met gevoelige informatie.

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers aanstuurt en iedereen toegang heeft tot gedeelde mappen. Een mogelijkheid is om per gebruiker de toegang tot Gemini uit te schakelen via de ‘User Settings’ in de Admin Console. Je zou kunnen overwegen om een interne richtlijn op te stellen waarin staat dat niemand Gemini mag gebruiken voor werkgerelateerde taken totdat je de instellingen hebt aangepast. Dit voorkomt dat medewerkers per ongeluk data delen met de AI.

Als je werkt met klantgegevens die onder de AVG vallen. Je zou kunnen onderzoeken of je een aparte, niet-AI-verbonden Google Workspace-omgeving kunt inrichten voor vertrouwelijke projecten. Een optie is om een back-up te maken van je belangrijkste bestanden en deze tijdelijk offline te zetten terwijl je de instellingen controleert. Overweeg om een externe privacy-audit te laten uitvoeren om te zien of je dataverwerking voldoet aan de wetgeving.

Als je overweegt over te stappen naar een andere e-mail- en documentdienst. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Je zou kunnen beginnen met het inventariseren van welke Google-functies je écht nodig hebt. Een mogelijkheid is om een proefperiode in te plannen met een alternatief, zoals een zelfgehoste oplossing of een privacyvriendelijkere provider, om te zien of dat past bij je werkprocessen.

Bron: Ars Technica