Het antwoord

Google’s AI-assistent Gemini is standaard actief in Gmail en Drive, en verzamelt data uit jouw zakelijke communicatie en documenten. Dit artikel laat zien hoe je Gemini uitschakelt en welke privacyrisico’s de standaardinstellingen met zich meebrengen.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini, zijn generatieve AI, steeds dieper in de eigen producten, waaronder Gmail en Google Drive. De AI heeft data nodig om te functioneren, en dat betekent dat jouw e-mails, bijlagen en documenten worden gebruikt. Volgens Ars Technica hangt de hoeveelheid data die Gemini bewaart af van hoe je de AI gebruikt. Wie de dataverzameling wil beperken, loopt volgens het artikel tegen zogenaamde ‘dark patterns’ aan: interface-elementen die het voor de gebruiker moeilijk maken om privacyvriendelijke keuzes te maken. Het is geen kwaadwilligheid, maar het gevolg van Google’s visie dat AI de toekomst is en dat producten moeten veranderen om mee te gaan.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die afhankelijk zijn van Google Workspace (Gmail, Drive, Docs) is dit direct relevant. Als jij of je team Gemini gebruikt voor het samenvatten van e-mails of het genereren van documenten, dan worden die gegevens verwerkt door de AI. De standaardinstellingen zijn vaak zo ingericht dat dataverzameling de norm is. Dit kan privacyrisico’s opleveren, vooral als je vertrouwelijke klantinformatie, contracten of bedrijfsstrategieën in je mails en documenten hebt staan. Het is niet alleen een kwestie van ‘opt-in’ versus ‘opt-out’, maar ook van de vraag of je als ondernemer controle wilt houden over wie toegang heeft tot jouw data.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Gmail zakelijk gebruikt… Overweeg om de Gemini-integratie uit te schakelen in je Google-accountinstellingen. Ga naar ‘Beheer je Google-account’, kies ‘Data en privacy’ en zoek naar de sectie over ‘AI en data’. Daar kun je de optie ‘Gemini in Gmail en Drive’ uitzetten. Dit betekent dat je geen AI-samenvattingen meer krijgt, maar je data wordt niet meer gebruikt voor het trainen van de modellen.

Als je een team aanstuurt dat Google Workspace gebruikt… Je kunt als beheerder in de Google Admin Console de toegang tot Gemini voor alle gebruikers uitschakelen. Ga naar ‘Apps’, dan ‘Google Workspace’ en zoek naar ‘Gemini’. Zet de schuif op ‘Uit’. Dit voorkomt dat medewerkers per ongeluk data delen met de AI. Je kunt ook een waarschuwing plaatsen in het bedrijfsbeleid over het gebruik van AI-tools.

Als je in een sector werkt met strenge privacyregels, zoals de zorg of de juridische wereld… Het is verstandig om Gemini helemaal niet te gebruiken in combinatie met Gmail en Drive. Overweeg om een aparte, niet-geïntegreerde AI-tool te gebruiken voor taken zoals het samenvatten van documenten, waarbij je de data handmatig en gecontroleerd invoert. Zo voorkom je dat vertrouwelijke informatie automatisch in het Google-ecosysteem belandt.

Als je de standaardinstellingen van Google Workspace wilt controleren… Log in op de Admin Console, ga naar ‘Beveiliging’ en dan ‘Data protection’. Hier kun je zien welke apps en services toegang hebben tot data. Zet alles wat niet essentieel is uit. Een mogelijkheid is om een periodieke audit in te plannen, bijvoorbeeld elk kwartaal, om te controleren of er nieuwe standaardintegraties zijn bijgekomen die je niet wilt.

Bron: Arstechnica