Gemini, de AI-assistent van Google, leest standaard mee in je Gmail en Drive. Dat betekent dat je zakelijke e-mails, documenten en bestanden worden gebruikt om de AI te trainen en te verbeteren. Als je niet wilt dat Google jouw data op deze manier gebruikt, kun je dat uitschakelen, maar het proces is niet eenvoudig en zit vol met zogenaamde ‘dark patterns’ – interface-elementen die je juist naar de standaardinstellingen leiden.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn ecosysteem. De AI is standaard actief in Gmail, Drive, Docs en andere productiviteitstools. Dit betekent dat Gemini toegang heeft tot de inhoud van je e-mails, documenten en opgeslagen bestanden. Volgens Arstechnica is het uitschakelen van deze dataverzameling een ‘rommeltje’. De opties zijn verspreid over verschillende menu’s, en de interface is ontworpen om je te laten klikken op ‘akkoord’ in plaats van ‘weigeren’. Dit is een voorbeeld van een dark pattern: de gebruikersinterface werkt tegen jouw belang in.

De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Gebruik je de webversie van Google Workspace, dan gelden andere regels dan wanneer je de mobiele app gebruikt. Het is daardoor lastig om een volledig overzicht te krijgen van wat er precies met jouw data gebeurt.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals is dit een serieus privacyvraagstuk. Veel bedrijven vertrouwen vertrouwelijke informatie toe aan Gmail en Drive: offertes, contracten, klantgegevens, strategische plannen. Als Gemini standaard meeleest, betekent dat dat deze data mogelijk wordt gebruikt voor AI-training. Dat is niet alleen een privacyrisico, maar kan ook in strijd zijn met afspraken met klanten of met wetgeving zoals de AVG.

Het probleem is dat de standaardinstellingen van Google je duwen in de richting van data delen. Je moet actief op zoek naar de uitschakelopties, en die zijn niet altijd logisch geplaatst. Dit kost tijd en moeite, en veel ondernemers realiseren zich niet eens dat ze deze stap moeten zetten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Gmail zakelijk gebruikt. Je zou kunnen beginnen met het controleren van je Google-accountinstellingen. Ga naar ‘Beheer je Google-account’, klik op ‘Data en privacy’ en zoek naar de sectie ‘AI en data’. Daar vind je de optie om dataverzameling voor Gemini uit te schakelen. Het is een goed idee om deze instelling direct aan te passen, voordat je nieuwe vertrouwelijke e-mails opent of documenten deelt.

Als je een team aanstuurt dat werkt met Google Workspace. Een optie is om als beheerder in de Google Admin Console een beleid in te stellen dat Gemini uitschakelt voor alle gebruikers in jouw organisatie. Zo voorkom je dat individuele medewerkers per ongeluk akkoord gaan met dataverzameling. Overweeg om een korte instructie te maken voor je team, waarin je uitlegt waar ze de instellingen kunnen vinden en waarom het belangrijk is om deze aan te passen.

Als je werkt met gevoelige klantgegevens in Drive. Je zou kunnen overwegen om een aparte, niet-Google-omgeving te gebruiken voor documenten met vertrouwelijke informatie. Denk aan een versleutelde cloudopslag of een lokaal netwerk. Een andere mogelijkheid is om Google Drive alleen te gebruiken voor niet-gevoelige bestanden, en kritische data elders op te slaan. Dit vergt wat extra organisatie, maar geeft je meer controle over wie er toegang heeft tot jouw data.

Als je twijfelt of je alle stappen hebt gezet. Het is verstandig om een privacy-audit uit te voeren van je Google-account. Maak een lijst van alle Google-diensten die je gebruikt (Gmail, Drive, Docs, Calendar, etc.) en controleer per dienst of Gemini actief is. Google biedt geen overzichtspagina waar je dit in één oogopslag kunt zien, dus je zult handmatig moeten controleren. Overweeg om dit eens per kwartaal te herhalen, omdat Google de instellingen kan wijzigen met updates.

Bron: Arstechnica