Het antwoord: Je kunt Gemini in Google Workspace uitschakelen via de beheerconsole, maar het proces is niet overal even duidelijk en vereist meerdere stappen. Het is de enige manier om te voorkomen dat je bedrijfsdata uit Gmail en Drive door Google’s AI wordt gebruikt voor modeltraining.

Wat er aan de hand is

Google integreert Gemini steeds dieper in zijn producten, waaronder Gmail, Google Drive en Google Workspace. Volgens Ars Technica is het voor gebruikers lastig om dataverzameling door Gemini te voorkomen. De opties om uit te schakelen zijn verspreid over verschillende instellingen, en sommige gebruikersinterface-elementen werken tegen het belang van de gebruiker in. Dit wordt ook wel ‘dark patterns’ genoemd. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Voor ondernemers die hun bedrijfsdata willen beschermen, is het essentieel om te weten waar ze moeten zijn en wat ze moeten uitschakelen.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers die Google Workspace gebruiken, betekent dit dat standaardinstellingen ervoor kunnen zorgen dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie uit e-mails en documenten wordt gebruikt om AI-modellen te trainen. Dit is niet alleen een privacykwestie, maar kan ook een risico vormen voor concurrentiegevoelige data. De impact is het grootst voor bedrijven in sectoren zoals advocatuur, accountancy, zorg en consultancy, waar cliëntvertrouwelijkheid centraal staat. Het is daarom van belang om actief de controle te nemen over welke data gedeeld wordt met Google’s AI.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team van vijf tot twintig medewerkers beheert, overweeg dan om in de Google Admin Console de instellingen voor Gemini aan te passen. Je zou kunnen beginnen met het uitschakelen van de ‘Gemini-apps’ voor alle gebruikers in de organisatie. Een optie is om de toegang tot Gemini in Gmail en Drive te blokkeren via de app-beheerinstellingen. Daarnaast kun je de data-retentie-instellingen controleren en instellen dat data niet wordt gebruikt voor modelverbetering.

Als je als zelfstandige of eenpitter werkt met een persoonlijk Google-account, is het verstandig om de privacy-instellingen in je Google-account zelf te controleren. Je zou kunnen inloggen op myaccount.google.com en onder ‘Data en privacy’ de optie ‘Gemini-apps’ uitschakelen. Een mogelijkheid is om ook de web- en app-activiteit uit te schakelen, zodat je data niet wordt opgeslagen. Overweeg om een apart zakelijk account aan te maken als je privé en werk gescheiden wilt houden.

Als je een bedrijf runt dat met gevoelige klantdata werkt, zoals een notariskantoor of een boekhouder, is het een optie om een beleid op te stellen waarin het gebruik van Gemini binnen Workspace wordt verboden. Je zou kunnen overwegen om een interne richtlijn te communiceren waarin staat dat medewerkers geen AI-assistenten mogen gebruiken voor werkgerelateerde e-mails of documenten. Een andere mogelijkheid is om de data-export uit Google Workspace te beperken en regelmatig audits uit te voeren op de instellingen.

Als je twijfelt of je de juiste stappen hebt gezet, is het een goed idee om de officiële Google Workspace-beheerdocumentatie te raadplegen. Je zou kunnen zoeken naar ‘Gemini data settings’ in de helpcentrum van Google. Een optie is om een IT-consultant in te schakelen die gespecialiseerd is in Google Workspace-beveiliging. Overweeg om een back-up te maken van je belangrijkste data voordat je grote wijzigingen doorvoert, zodat je niets kwijtraakt.

Bron: Arstechnica