Google Gemini verzamelt data uit Gmail en Drive, en het uitschakelen ervan in Google Workspace is niet eenvoudig vanwege misleidende interface-elementen. Voor MKB’ers die hun bedrijfsdata willen beschermen, is het cruciaal om te weten hoe je deze AI-functionaliteit kunt uitschakelen en dataverzameling kunt stoppen.

Wat er aan de hand is

Volgens een analyse van Ars Technica integreert Google Gemini steeds dieper in de Google-ecosysteem, waaronder Gmail en Drive. Het probleem is dat generatieve AI zoals Gemini afhankelijk is van data, en Google heeft toegang tot een grote hoeveelheid bedrijfsdata via deze diensten. De hoeveelheid data die Gemini bewaart, hangt af van hoe je de AI gebruikt. Wie zich wil afmelden voor dataverzameling, loopt volgens Ars Technica tegen zogenaamde ‘dark patterns’ aan: interface-elementen die tegen het belang van de gebruiker werken. Dit maakt het voor ondernemers lastig om hun data te beschermen zonder technische kennis.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse MKB’ers die Google Workspace gebruiken, betekent dit dat hun bedrijfsdata – van klant-e-mails tot vertrouwelijke documenten – mogelijk door Gemini wordt verwerkt en opgeslagen. Dit heeft gevolgen voor de privacy van klanten en kan in strijd zijn met de AVG. Het uitschakelen van Gemini is niet alleen een kwestie van een knop omzetten; Google maakt het bewust lastig om de opties te vinden. Ondernemers moeten actief op zoek naar verborgen instellingen en misleidende keuzes omzeilen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt en Google Workspace gebruikt voor je administratie, overweeg om de dataverzameling voor Gemini uit te schakelen via de beheerconsole. Je zou kunnen beginnen met het controleren van de instellingen onder ‘Data Privacy’ in de Google Admin Console. Een optie is om de functie ‘Gemini in Workspace’ volledig uit te schakelen voor alle gebruikers in je domein. Dit voorkomt dat je e-mails en documenten worden gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

Als je een team aanstuurt en meerdere medewerkers hebt met Workspace-accounts, is het verstandig om een beleid op te stellen voor het gebruik van Gemini. Je zou kunnen overwegen om de AI-functionaliteit per afdeling uit te schakelen, bijvoorbeeld alleen voor de financiële of juridische afdeling. Een mogelijkheid is om in de Admin Console een aparte organisatie-eenheid aan te maken voor gevoelige data en daar Gemini uit te zetten. Dit geeft je controle zonder het hele bedrijf te beperken.

Als je in de zorg of juridische sector werkt en te maken hebt met vertrouwelijke cliëntgegevens, is het essentieel om alle AI-verwerking uit te schakelen. Je zou kunnen beginnen met het controleren van de ‘Data Retention’-instellingen in je Workspace-account. Een optie is om een back-up te maken van je data voordat je wijzigingen doorvoert, zodat je niets verliest. Overweeg om contact op te nemen met Google Support voor een stappenplan dat specifiek is voor jouw sector.

Als je een webshop runt en klantgegevens in Gmail beheert, is het belangrijk om te voorkomen dat Gemini deze data gebruikt voor analyse. Je zou kunnen overwegen om een aparte Google Workspace-account aan te maken voor klantcommunicatie, zonder Gemini. Een mogelijkheid is om de functie ‘Smart features and personalization’ in je Google-account uit te schakelen, wat ook invloed heeft op Gemini. Dit vermindert het risico dat klantdata wordt opgeslagen op AI-servers.

Als je geen technische achtergrond hebt en snel resultaat wilt, overweeg om een IT-consultant in te schakelen die ervaring heeft met Google Workspace. Je zou kunnen beginnen met het volgen van de officiële Google-handleiding voor het beheren van AI-instellingen. Een optie is om een stapsgewijze checklist te maken voor jezelf of je team, zodat niets over het hoofd wordt gezien. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het is altijd beter om te beginnen met het uitschakelen van de meest voor de hand liggende functies.

Bron: Ars Technica (https://arstechnica.com/ai/2026/04/googles-privacy-maze-how-gemini-traps-you-and-your-data/)