Het antwoord is dat Google nieuwe spraakmogelijkheden toevoegt aan Gmail, Docs en Keep, waarmee je e-mails en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit bespaart tijd bij dagelijkse administratieve taken zoals het beantwoorden van klantvragen of het vastleggen van ideeën.

Wat er aan de hand is

Google kondigt aan dat Workspace gebruikers binnenkort spraak kunnen gebruiken om e-mails te schrijven in Gmail, documenten te maken in Docs en notities toe te voegen in Keep. De functie is onderdeel van een bredere update, die ook een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en verbeteringen aan de AI Inbox omvat. Volgens Google is het doel om gebruikers sneller en efficiënter te laten werken, zonder dat ze hun handen van het toetsenbord hoeven te halen. De aankondiging volgt op een trend waarin spraakgestuurde interfaces steeds vaker worden ingezet om productiviteit te verhogen, vooral in situaties waar typen onhandig of tijdrovend is.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers en professionals betekent dit dat ze administratieve taken kunnen versnellen zonder extra software aan te schaffen. Vooral voor wie veel onderweg is of regelmatig korte e-mails en notities maakt, kan spraakgestuurd werken een directe tijdsbesparing opleveren. Denk aan het dicteren van een offerte in Docs terwijl je onderweg bent, of het inspreken van een herinnering in Keep tijdens een telefoongesprek. De functie is ingebouwd in bestaande tools, dus er is geen leercurve voor nieuwe platforms. Het is een stap richting een meer handsfree werkstijl, die vooral relevant is voor kleine teams zonder aparte administratieve ondersteuning.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je regelmatig korte e-mails beantwoordt, bijvoorbeeld aan klanten of leveranciers, kun je overwegen om de spraakfunctie in Gmail te gebruiken. In plaats van elke reactie te typen, spreek je het antwoord in terwijl je door je inbox scrolt. Een mogelijkheid is om dit te doen tijdens het sorteren van post of het drinken van je ochtendkoffie, zodat je handen vrij blijven. Je zou kunnen beginnen met eenvoudige, terugkerende berichten zoals orderbevestigingen of afspraakwijzigingen.

Als je vaak notities maakt tijdens vergaderingen of telefoongesprekken, biedt Keep een uitkomst. Je kunt een notitie inspreken zonder je telefoon of laptop vast te houden. Overweeg om na elk gesprek even een spraaknotitie te maken met de belangrijkste actiepunten, in plaats van ze later uit je geheugen te moeten reconstrueren. Dit werkt ook goed voor het vastleggen van ideeën die spontaan opkomen, bijvoorbeeld tijdens het autorijden of wandelen.

Als je onderweg bent en snel een document moet aanpassen, kun je Docs gebruiken om wijzigingen in te spreken. Stel dat je een offerte moet bijwerken terwijl je in de trein zit. In plaats van te typen op een klein scherm, dicteer je de aanpassingen. Een optie is om dit te combineren met spraakopdrachten voor opmaak, zoals ’nieuwe regel’ of ‘vetgedrukt’, zodat het document direct bruikbaar is. Dit is vooral handig voor ondernemers die veel reizen of op locatie werken.

Als je een team aanstuurt, kun je de spraakfunctie gebruiken om sneller feedback te geven. In plaats van lange e-mails te typen, spreek je een korte update in voor je collega’s. Een mogelijkheid is om wekelijkse stand-ups of projectupdates te dicteren in Docs, die je daarna deelt met het team. Dit bespaart tijd en maakt communicatie directer, zonder dat je een aparte spraakopname hoeft te maken.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat spraakgestuurd werken de drempel verlaagt om snel actie te ondernemen, zonder dat je altijd een toetsenbord nodig hebt.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)