Het antwoord: Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit bespaart tijd in je dagelijkse workflow, vooral als je veel achter elkaar moet communiceren of notities maakt.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor Gmail, Google Docs en Google Keep. De functies stellen je in staat om met je stem te typen: je spreekt een bericht in, en de software zet dit om in tekst. Dit is geen nieuwe technologie, maar de integratie in de dagelijkse tools die veel ondernemers al gebruiken, maakt het laagdrempelig. De update is onderdeel van een bredere reeks verbeteringen aan Workspace, waaronder ook een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates aan de AI Inbox.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat je taken die normaal typen vereisen, kunt uitvoeren terwijl je onderweg bent, aan het multitasken bent of gewoon je handen vrij wilt houden. Denk aan het dicteren van een snelle e-mail terwijl je in de auto zit (parkeer eerst), het maken van notities tijdens een telefoongesprek of het uitwerken van een document terwijl je aantekeningen maakt. Het verlaagt de drempel om snel iets vast te leggen, zonder dat je een toetsenbord nodig hebt. Voor wie veel typt, kan dit op termijn ook fysieke belasting verminderen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails verstuurt tijdens je werkdag. Je kunt in Gmail een nieuw bericht openen, op het microfoonicoon klikken en je bericht inspreken. Dit werkt vooral goed voor korte, duidelijke berichten zoals bevestigingen, afspraken of updates. Een mogelijkheid is om standaardzinnen of veelgebruikte antwoorden in te spreken en deze later te controleren op spelfouten.

Als je regelmatig notities maakt tijdens vergaderingen of gesprekken. In Google Keep kun je een nieuwe notitie starten en direct dicteren. Dit is handig als je snel een idee, een taak of een afspraak wilt vastleggen zonder dat je hoeft te typen. Overweeg om Keep te gebruiken als je onderweg bent en een notitie wilt maken terwijl je loopt of rijdt (alleen als het veilig is).

Als je documenten schrijft voor je bedrijf, zoals offertes, handleidingen of blogteksten. In Google Docs kun je het dicteerhulpmiddel inschakelen via het menu Extra > Spraaktypen. Je kunt dan je document inspreken, inclusief leestekens zoals punt, komma en nieuwe alinea. Dit is een optie om snel een eerste versie te maken, die je later kunt redigeren. Het werkt het beste in een rustige omgeving.

Als je een team aanstuurt en snel taken wilt delegeren. Je kunt een spraaknotitie in Keep maken en deze delen met collega’s. Dit is sneller dan een e-mail typen en kan duidelijker zijn omdat je intonatie en nadruk kunt gebruiken. Een mogelijkheid is om dagelijkse stand-ups of taakupdates in te spreken en deze via Keep te delen.

Als je moeite hebt met typen of last hebt van RSI. Spraakgestuurd typen kan een uitkomst zijn. Je kunt vrijwel alle tekstinvoer in Gmail, Docs en Keep vervangen door spraak. Overweeg om een goede microfoon aan te schaffen voor de beste resultaten, maar de ingebouwde microfoon van je laptop of telefoon werkt ook.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Begin met één tool, bijvoorbeeld Gmail, en probeer een week lang alle korte berichten in te spreken. Je zult merken dat het wennen is, maar dat het snel gaat.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)