Het antwoord: Google introduceert spraakgestuurde functies in Gmail, Google Docs en Google Keep, waarmee je e-mails en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit bespaart tijd in je dagelijkse administratie, vooral als je veel onderweg bent of snel notities moet maken.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je nu met je stem e-mails opstellen, documenten bewerken en notities maken. De functie werkt realtime en zet spraak om in tekst, direct in de app. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox, een slimme functie die je inbox automatisch sorteert en prioriteert. Volgens Google zijn deze updates bedoeld om gebruikers sneller en efficiënter te laten werken, zonder dat ze hun handen van het toetsenbord hoeven te halen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit dat je administratieve taken sneller kunt afhandelen. Typen kost tijd, vooral op een telefoon of tablet. Met spraakgestuurd e-mailen kun je tijdens het rijden (parkeer eerst), tijdens het lopen naar een afspraak of terwijl je met je handen bezig bent, toch e-mails beantwoorden of notities maken. Dit is vooral handig voor functies waarin je veel onderweg bent, zoals sales, consultancy of logistiek. Ook voor ondernemers die moeite hebben met typen of dyslexie hebben, biedt dit een laagdrempelige manier om productief te blijven. De AI Inbox-update helpt daarnaast om je inbox overzichtelijk te houden, zodat je minder tijd kwijt bent aan het sorteren van berichten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel onderweg bent en snel e-mails moet beantwoorden: Je kunt tijdens het reizen naar een klant een e-mail dicteren in Gmail. Open de app, tik op het microfoonicoon en spreek je bericht in. De functie zet je spraak direct om in tekst, zodat je zonder typen een professionele e-mail kunt versturen. Overweeg om dit te gebruiken voor korte antwoorden of bevestigingen, zoals afspraakbevestigingen of offerteaanvragen.

Als je tijdens vergaderingen notities wilt maken zonder te typen: Gebruik Google Keep om gesproken notities te maken. Start de Keep-app, tik op het microfoonicoon en dicteer de belangrijkste punten. Dit werkt sneller dan typen en je kunt later de notities bewerken of delen met je team. Een mogelijkheid is om na elke vergadering een korte spraaknotitie te maken en die later uit te werken in een document.

Als je documenten moet bewerken maar geen toetsenbord bij de hand hebt: In Google Docs kun je met spraakgestuurd typen wijzigingen aanbrengen in offertes, rapporten of notulen. Open het document, ga naar ‘Extra’ en kies ‘Spraakgestuurd typen’. Spreek de tekst in die je wilt toevoegen. Dit is handig als je op een tablet werkt of als je even geen laptop bij de hand hebt. Je zou kunnen overwegen om dit te gebruiken voor het snel invullen van standaardteksten, zoals algemene voorwaarden of bedankmails.

Als je je inbox wilt opschonen zonder handmatig te sorteren: Gebruik de AI Inbox-update om automatisch prioriteiten te stellen. De functie herkent belangrijke e-mails en zet minder urgente berichten apart. Dit bespaart tijd omdat je niet elke e-mail handmatig hoeft te beoordelen. Overweeg om dit in te schakelen in de instellingen van Gmail, zodat je dagelijkse administratie overzichtelijker wordt.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)