Spraakgestuurd typen in Gmail, Docs en Google Keep is nu uitgebreid beschikbaar in Google Workspace. Je kunt met je stem e-mails dicteren, documenten schrijven en notities maken, zonder dat je een AI-expert hoeft te zijn. Dit bespaart dagelijks tijd, vooral voor ondernemers die veel typen.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep, onderdeel van de Workspace-updates. De functie heet ‘Voice typing’ en werkt in de browser. Je activeert het via het menu ‘Tools’ of een sneltoets. Het herkent Nederlands en andere talen, en je kunt met commando’s als ’nieuwe regel’ of ‘punt’ de opmaak sturen. Daarnaast is er een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox, maar de spraakfunctie is het meest direct toepasbaar voor dagelijks gebruik.

Wat dit betekent

Voor ondernemers betekent dit dat je niet meer hoeft te typen als je handen vol zijn of als je snel een idee wilt vastleggen. Denk aan het dicteren van een e-mail terwijl je onderweg bent, of het maken van een notitie in Keep tijdens een telefoongesprek. Het verlaagt de drempel om productief te zijn, omdat je geen speciale software of dure apparatuur nodig hebt. Alleen een microfoon en een Google-account volstaan. Voor kleine bedrijven zonder administratief personeel kan dit een paar uur per week schelen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails moet beantwoorden tijdens het reizen. Stel dat je onderweg bent naar een klant en snel een offerte moet bevestigen. Open Gmail op je telefoon of laptop, activeer Voice typing via het microfoonicoontje, en dicteer de e-mail. Je kunt commando’s gebruiken zoals ’nieuwe alinea’ of ‘komma’ om de tekst leesbaar te houden. Dit werkt ook in de auto (als passagier) of in de trein.

Als je notities wilt maken tijdens een gesprek. Tijdens een telefoontje met een leverancier of een brainstormsessie kun je Google Keep openen en je gedachten inspreken. De spraakherkenning zet het direct om in tekst, zodat je later niets vergeet. Een optie is om achteraf de notitie te bewerken of te delen met je team.

Als je documenten moet schrijven maar last hebt van RSI of vermoeide handen. Voor ondernemers die veel typen, zoals freelancers of consultants, kan Voice typing een uitkomst zijn. Open Google Docs, ga naar ‘Extra’ en kies ‘Spraakgestuurd typen’. Je kunt hele rapporten of voorstellen dicteren. Het systeem leert van je stem en wordt na verloop van tijd nauwkeuriger.

Als je snel een reactie wilt geven op een klantvraag. Stel dat een klant belt met een vraag die je per e-mail moet beantwoorden. Je kunt tijdens het gesprek alvast de e-mail dicteren in Gmail, terwijl je de details checkt. Dit bespaart tijd omdat je niet hoeft te typen na het gesprek.

Als je een team aanstuurt en veel interne communicatie hebt. Gebruik Voice typing in Google Chat of in een gedeeld document om snel updates te geven. Je kunt bijvoorbeeld een wekelijkse statusupdate inspreken in een gedeelde Docs-pagina, in plaats van deze te typen. Dit werkt ook voor het maken van takenlijsten in Keep.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)