Google Workspace krijgt nieuwe spraakgestuurde functies in Gmail, Docs en Keep, waarmee je e-mails en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Voor ondernemers die dagelijks veel communiceren, kan dit een directe tijdsbesparing van meerdere uren per week opleveren, zonder dat je extra software of dure abonnementen nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je binnenkort tekst dicteren via spraakgestuurd typen. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De spraakfuncties zijn ontworpen om het typen te versnellen, vooral voor gebruikers die moeite hebben met snel typen of die onderweg zijn. De functies worden uitgerold naar Workspace-gebruikers, inclusief zakelijke accounts. Google claimt dat spraakgestuurd typen tot drie keer sneller kan zijn dan typen met een toetsenbord, al is dit afhankelijk van de gebruiker en de omgeving.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb betekent dit dat je een krachtige productiviteitstool krijgt zonder extra kosten, mits je al een Workspace-abonnement hebt. Waar je eerder aparte software zoals Dragon NaturallySpeaking of Otter.ai nodig had voor spraak-naar-tekst, zit dit nu ingebouwd in de tools die je waarschijnlijk al gebruikt. Vooral voor functies waarbij veel getypt wordt – zoals het beantwoorden van klant-e-mails, het schrijven van offertes of het maken van notities – kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren. De functie werkt ook in Keep, wat handig is voor het snel vastleggen van ideeën tijdens telefoongesprekken of vergaderingen. De kostenbesparing is duidelijk: waar een losse spraak-naar-tekst tool al snel tientallen euro’s per maand kost, is dit onderdeel van je bestaande Workspace-abonnement.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, overweeg om spraakgestuurd typen in Gmail te gebruiken voor het dicteren van antwoorden. Je kunt dit doen terwijl je door je inbox scrolt of tijdens het lopen. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden voor veelgestelde vragen in te spreken en deze later te controleren op nauwkeurigheid. Dit kan je per e-mail enkele minuten besparen, wat bij tientallen e-mails per dag al snel een uur oplevert.

Als je offertes of documenten schrijft, probeer dan spraakgestuurd typen in Docs voor het eerste concept. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van de hoofdpunten en deze later redigeren. Dit werkt vooral goed voor gestandaardiseerde documenten zoals offertes, contracten of projectvoorstellen. Een optie is om een template te maken en deze per project aan te vullen via spraak.

Als je veel notities maakt tijdens gesprekken of vergaderingen, gebruik dan Keep met spraakgestuurd typen. Je kunt tijdens een telefoongesprek snel actiepunten inspreken zonder dat je hoeft te typen. Overweeg om na elk gesprek direct de belangrijkste punten in Keep te dicteren, zodat je niets vergeet. Dit kan ook handig zijn voor het vastleggen van ideeën onderweg, bijvoorbeeld tijdens het autorijden (alleen als het veilig is).

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als standaard werkwijze voor terugkerende taken zoals statusupdates of rapportages. Een mogelijkheid is om teamleden te vragen wekelijkse updates in te spreken in Docs in plaats van te typen. Dit kan de drempel verlagen voor het bijhouden van documentatie en de snelheid verhogen.

Als je kosten wilt besparen op productiviteitstools, vergelijk dan de functionaliteit van deze ingebouwde spraakfunctie met je huidige oplossing. Als je nu een aparte spraak-naar-tekst tool gebruikt, kun je overwegen om die op te zeggen zodra de Workspace-functie beschikbaar is. Houd er rekening mee dat de nauwkeurigheid van spraakherkenning kan variëren per taal en omgeving, dus test de functie eerst in jouw werksituatie.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)