Het antwoord

Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in Gmail, Docs en Keep. Dit betekent dat je direct tijd bespaart op typwerk, zonder dat je extra software nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft op zijn ontwikkelaarsconferentie nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je straks met je stem tekst invoeren. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor de AI Inbox. De spraakfuncties zijn ontworpen om het typen te versnellen, vooral voor taken die je normaal met toetsenbord doet, zoals het schrijven van e-mails of het maken van notities tijdens een vergadering. De aankondiging past in een bredere trend waarbij productiviteitstools steeds meer spraakgestuurd worden, wat vooral handig is voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat je minder tijd kwijt bent aan typen. Spraakgestuurd typen is vaak sneller dan typen, vooral voor langere teksten. Je kunt bijvoorbeeld tijdens het rijden (parkeren) een e-mail dicteren of tijdens een telefoongesprek snel een notitie maken in Keep. De functie werkt direct in de bestaande Google-apps, dus je hoeft geen nieuwe tools te installeren. Dit is vooral relevant voor sectoren waar veel administratie en communicatie plaatsvindt, zoals consultancy, sales, zorg en onderwijs. De AI Inbox-updates kunnen daarnaast helpen om e-mails slimmer te prioriteren, maar de spraakfuncties zijn het meest direct toepasbaar.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails moet beantwoorden tijdens werkdagen. Je kunt in Gmail een nieuwe e-mail starten en op het microfoonicoon tikken om te dicteren. Spreek rustig en duidelijk, en de tekst verschijnt direct in het bericht. Dit werkt ook voor het beantwoorden van e-mails. Een mogelijkheid is om standaardzinnen of antwoorden in te spreken, zoals ‘Bedankt voor je bericht, ik kom er morgen op terug.’ Overweeg om dit te gebruiken voor korte, routinematige e-mails, zodat je handen vrij blijven voor andere taken.

Als je tijdens vergaderingen notities maakt. In Google Docs kun je de spraakfunctie gebruiken om direct aantekeningen te maken terwijl iemand praat. Je zou kunnen overwegen om tijdens brainstormsessies of klantgesprekken de functie aan te zetten, zodat je later geen notities hoeft uit te werken. Dit werkt ook in Keep, waar je snel ideeën of actiepunten kunt inspreken zonder ze te typen. Een optie is om na elke vergadering een spraaknotitie te maken met de belangrijkste besluiten.

Als je onderweg bent en snel iets wilt vastleggen. Met de Keep-app op je telefoon kun je een spraaknotitie maken terwijl je loopt of in de auto zit (niet tijdens het rijden). Spreek een herinnering in, zoals ‘Morgen om 10 uur bellen met leverancier over prijzen’, en de tekst wordt opgeslagen. Dit bespaart tijd omdat je niet hoeft te stoppen om te typen. Overweeg om dit te gebruiken voor takenlijsten, boodschappen of ad-hocideeën.

Als je een team aanstuurt en veel communiceert. Je kunt in Gmail spraak gebruiken om teamupdates te dicteren, zoals wekelijkse stand-ups of projectupdates. Dit is sneller dan typen en kan helpen om je gedachten vloeiender op papier te krijgen. Een mogelijkheid is om de functie te combineren met sneltoetsen voor opmaak, zodat je direct gestructureerde berichten maakt.

Als je in de zorg of het onderwijs werkt. In deze sectoren is tijd vaak schaars. Je kunt in Docs spraak gebruiken om rapporten, lesplannen of patiëntnotities te dicteren. Overweeg om de functie te testen voor standaarddocumenten, zodat je meer tijd overhoudt voor directe zorg of lesgeven.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)