Het antwoord: Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails en documenten kunt dicteren in Gmail, Docs en Keep. Voor ondernemers betekent dit dat je taken zoals het beantwoorden van klantvragen of het maken van notities kunt doen zonder te typen, wat tijd bespaart tijdens drukke werkdagen.

Wat er aan de hand is Google heeft tijdens Google I/O nieuwe functies aangekondigd voor Workspace. De belangrijkste update is de uitbreiding van spraakgestuurd typen naar Gmail, Docs en Keep. Waar je eerder alleen in Docs kon dicteren, kun je nu ook in Gmail en Keep spraak gebruiken om berichten en notities te maken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates aan AI Inbox, een functie die e-mails automatisch sorteert en prioriteert. Deze aankondiging past in een bredere trend waarbij AI-taken zoals typen en organiseren steeds meer worden geautomatiseerd.

Wat dit betekent Voor ondernemers in het MKB is deze update direct relevant. Als je vaak onderweg bent of veel telefoontjes hebt, kun je nu snel een e-mail dicteren in Gmail zonder dat je hoeft te typen. In Keep kun je tijdens een gesprek een notitie inspreken in plaats van deze later uit te typen. De AI Inbox-update helpt je om prioriteit te geven aan belangrijke berichten, wat tijd bespaart bij het beheren van je inbox. Deze functies zijn vooral nuttig voor ondernemers die alleen werken of een klein team hebben, waar elke minuut telt.

Hoe je dit kunt toepassen Als je veel onderweg bent en snel klantvragen moet beantwoorden, kun je in Gmail spraakgestuurd typen gebruiken om e-mails te dicteren terwijl je loopt of in de auto zit. Je opent Gmail op je telefoon, tikt op het microfoonicoon en spreekt je bericht in. Dit werkt ook voor het beantwoorden van offertes of het bevestigen van afspraken. Overweeg om dit te gebruiken voor korte, routinematige e-mails zoals bevestigingen of bedankjes, zodat je handen vrij zijn.

Als je tijdens telefoongesprekken of vergaderingen snel notities wilt maken, kun je Keep gebruiken om ideeën of actiepunten in te spreken. Na het gesprek kun je de notitie later uitwerken of delen met je team. Een mogelijkheid is om Keep te gebruiken voor het vastleggen van klantwensen of feedback, zonder dat je hoeft te stoppen met luisteren.

Als je je e-mailstroom beter wilt beheren, kun je de AI Inbox-functie inschakelen om belangrijke berichten automatisch te laten prioriteren. Dit helpt je om geen kritieke klantvragen te missen. Je zou kunnen beginnen met het filteren van nieuwsbrieven en promoties, zodat je inbox overzichtelijker wordt.

Als je documenten maakt voor offertes of projectplannen, kun je in Docs spraakgestuurd typen gebruiken om snel een eerste versie te dicteren. Dit werkt goed voor lange teksten zoals handleidingen of rapporten. Overweeg om dit te combineren met spraakcommando’s voor opmaak, zoals ’nieuwe regel’ of ‘vetgedrukt’, om het proces te versnellen.

Als je een team aanstuurt, kun je spraakgestuurd typen in Gmail gebruiken om snel teamupdates of instructies te dicteren. Dit bespaart tijd vergeleken met het typen van lange berichten. Een optie is om dit te gebruiken voor dagelijkse stand-ups of wekelijkse updates, zodat je team altijd op de hoogte is.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)