Spraakgestuurd documentbeheer en e-mailverwerking worden binnenkort onderdeel van Google Workspace. Google kondigt nieuwe stemfuncties aan in Gmail, Docs en Keep, waarmee je taken kunt uitvoeren zonder te typen. Daarnaast komt er een nieuwe ontwerptool, Google Pics, en updates voor AI Inbox. Voor MKB-ondernemers die dagelijks veel administratie verwerken, kan dit een directe tijdsbesparing opleveren.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe functionaliteiten aangekondigd voor Workspace. De belangrijkste toevoeging is spraakbesturing in Gmail, Docs en Keep. Gebruikers kunnen straks met hun stem e-mails opstellen, documenten dicteren en notities maken in Keep. Daarnaast introduceert Google een nieuwe tool genaamd Google Pics, waarmee je eenvoudig afbeeldingen kunt bewerken en ontwerpen. Ook AI Inbox krijgt updates, al is nog niet volledig duidelijk welke specifieke verbeteringen dit precies omvat. De aankondiging past in een bredere trend van AI-gedreven productiviteitstools, waarbij spraak een steeds belangrijkere rol krijgt.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit dat administratieve taken zoals e-mailverwerking en documentbeheer sneller kunnen worden uitgevoerd. In plaats van te typen, kun je straks eenvoudig dicteren. Dit is vooral relevant voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken. De spraakfuncties zijn direct geïntegreerd in bestaande tools, dus je hoeft geen nieuwe software te installeren. Google Pics kan daarnaast handig zijn voor het maken van eenvoudige marketingmaterialen, zoals social media afbeeldingen of flyers, zonder dat je een aparte ontwerptool nodig hebt. De impact is het grootst voor bedrijven waar veel tekstwerk en beeldbewerking voorkomt, zoals consultancy, vastgoed, retail en dienstverlening.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, overweeg om spraakgestuurd typen in Gmail te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld tijdens het autorijden of onderweg een e-mail dicteren en deze later controleren voordat je hem verstuurt. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden of veelgebruikte zinnen als spraakopdracht in te stellen, zodat je nog sneller kunt reageren.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of telefoongesprekken, probeer dan Keep te gebruiken met spraak. Je kunt direct een gesproken notitie maken en deze later omzetten naar een actielijst of agendapunt. Dit bespaart tijd omdat je niet hoeft te typen tijdens het gesprek.

Als je documenten schrijft voor offertes, rapporten of handleidingen, kun je Docs gebruiken om te dicteren. Een optie is om eerst een ruwe versie in te spreken en deze daarna te redigeren. Dit werkt vooral goed voor lange teksten, omdat dicteren vaak sneller gaat dan typen.

Als je eenvoudige afbeeldingen nodig hebt voor social media of nieuwsbrieven, kijk dan naar Google Pics. Je zou kunnen experimenteren met het maken van basisontwerpen zonder dat je een grafisch programma hoeft te openen. Dit is handig voor ondernemers die geen ontwerpachtergrond hebben maar toch professionele beelden willen.

Als je team werkt met gedeelde documenten, overweeg om spraakgestuurd bewerken te introduceren als standaardwerkwijze. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat teamleden concepten inspreken in plaats van typen, wat de samenwerking kan versnellen. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de spraakfuncties zijn laagdrempelig en vereisen geen technische kennis.

Bron: Blog