Spraakgestuurd typen in Gmail en Google Docs maakt het mogelijk om e-mails en notities te dicteren zonder dat je een AI-expert hoeft te zijn. Deze functie, die Google aankondigt in een update van Workspace, is direct beschikbaar voor gebruikers en vereist geen technische kennis of installatie van extra software.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep. Gebruikers kunnen nu met hun stem tekst invoeren in deze applicaties, wat het typen versnelt en de drempel verlaagt voor mensen die moeite hebben met typen of snel ideeën willen vastleggen. De functie is onderdeel van een bredere reeks updates, waaronder een nieuw ontwerptool genaamd Google Pics en verbeteringen aan de AI Inbox. Volgens Google is het doel om gebruikers efficiënter te laten werken zonder dat ze hoeven te schakelen tussen verschillende tools of complexe instellingen moeten aanpassen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit dat je tijd bespaart bij routinetaken zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van notities tijdens vergaderingen of het opstellen van documenten. In plaats van te typen, kun je nu gewoon praten. Dit is vooral nuttig voor wie veel onderweg is, snel ideeën wil vastleggen of fysieke beperkingen heeft bij het typen. De functie werkt in de vertrouwde omgeving van Gmail en Docs, dus je hoeft geen nieuwe workflows te leren. Het verlaagt de drempel om snel te communiceren en documenteren, zonder dat je een AI-expert hoeft te zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel onderweg bent en snel e-mails wilt beantwoorden, dan kun je de spraakfunctie in Gmail gebruiken om in een paar seconden een bericht in te spreken. Je opent Gmail op je telefoon of laptop, tikt op het microfoonicoon in het tekstveld en dicteert je antwoord. Dit werkt ook voor het maken van concepten die je later nog kunt bewerken. Een mogelijkheid is om tijdens het reizen of wachten je inbox weg te werken zonder dat je hoeft te typen.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of brainstormsessies, dan kun je in Google Docs de spraakfunctie inschakelen om alles wat er gezegd wordt direct vast te leggen. Je opent een nieuw document, gaat naar ‘Extra’ en kiest ‘Spraakgestuurd typen’. Vervolgens dicteer je de belangrijkste punten. Dit bespaart tijd en zorgt dat je geen details mist. Overweeg om na afloop de tekst snel te controleren op eventuele fouten.

Als je snel ideeën wilt vastleggen zonder je workflow te onderbreken, dan kun je Keep gebruiken om met je stem een notitie te maken. Je opent Keep, tikt op het microfoonicoon en spreekt je idee in. Dit is handig voor het vastleggen van taken, herinneringen of creatieve invallen terwijl je met andere dingen bezig bent. Een optie is om Keep te integreren met je andere Google-apps, zodat je notities direct beschikbaar zijn in Gmail of Docs.

Als je een team aanstuurt en efficiënter wilt communiceren, dan kun je de spraakfunctie gebruiken om sneller instructies of updates te geven. In plaats van een lange e-mail te typen, dicteer je deze in Gmail. Dit werkt ook voor het maken van documenten waarin je projectplannen of richtlijnen vastlegt. Je zou kunnen overwegen om teamleden te vragen hetzelfde te doen, zodat iedereen sneller kan schakelen.

Als je in de zorg of een andere sector werkt waar je vaak je handen nodig hebt, dan biedt spraakgestuurd typen een uitkomst. Je kunt tijdens het werken notities maken of e-mails dicteren zonder je handen van je werk te halen. Dit verhoogt de productiviteit en vermindert de kans op fouten doordat je niet hoeft te multitasken. Een mogelijkheid is om de functie te testen tijdens een rustig moment en te kijken of het past bij jouw dagelijkse taken.

Bron: Google Blog