Spraakgestuurd typen in Gmail, Google Docs en Google Keep kan ondernemers dagelijks uren besparen. Google kondigt nieuwe spraakmogelijkheden aan voor deze drie apps, waarmee je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit is een directe uitbreiding van bestaande spraakfuncties, maar nu geïntegreerd in de kern van Workspace.

Wat er aan de hand is

Google heeft op zijn jaarlijkse I/O-conferentie nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep. Waar spraakgestuurd typen in Docs al langer bestond, wordt het nu uitgebreid naar Gmail en Keep. De functie werkt in realtime: je spreekt, en de tekst verschijnt direct in het veld. Google meldt dat de nauwkeurigheid van de spraakherkenning aanzienlijk is verbeterd, mede door de inzet van AI-modellen die beter omgaan met accenten, achtergrondgeluid en spreektaal. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox, maar de spraakfuncties springen eruit voor dagelijks gebruik.

Wat dit betekent

Voor ondernemers betekent dit dat taken die normaal veel typewerk kosten, zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van notities tijdens vergaderingen of het opstellen van offertes, sneller kunnen worden uitgevoerd. In plaats van te typen, kun je spreken. Dat scheelt niet alleen tijd, maar vermindert ook fysieke belasting bij langdurig typen. De functie is vooral relevant voor ondernemers die veel onderweg zijn, zoals in de auto of tijdens het reizen, waar typen onhandig of onveilig is. Vergeleken met bestaande spraakassistenten zoals Siri of Google Assistant is het verschil dat de Workspace-spraakfunctie direct in de productiviteitsapps werkt, zonder dat je een aparte assistent hoeft te openen of commando’s hoeft te geven. Het is een naadloze integratie in je werkstroom.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, overweeg om spraakgestuurd typen in Gmail te gebruiken voor korte reacties. Je kunt bijvoorbeeld tijdens het lopen of in de auto (parkeerstand) snel een antwoord inspreken in plaats van te typen. De functie herkent leestekens als je ‘punt’ of ‘komma’ zegt, dus je kunt direct een nette e-mail maken zonder achteraf te corrigeren.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of brainstormsessies, probeer dan Google Keep met spraakgestuurd typen. Je kunt tijdens een gesprek je gedachten inspreken zonder je ogen van de spreker af te wenden. Later kun je de notities bewerken of delen met je team. Dit werkt ook goed voor het vastleggen van ideeën die spontaan opkomen.

Als je documenten schrijft, zoals offertes, rapporten of blogs, gebruik dan de spraakfunctie in Google Docs. Je kunt een eerste versie inspreken en later redigeren. Veel ondernemers merken dat ze sneller denken dan typen, dus door te spreken kun je je gedachten vloeiender op papier krijgen. Begin met een eenvoudig document en oefen met het inspreken van leestekens en nieuwe alinea’s.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als standaardwerkwijze voor notulen of statusupdates. Dit kan de productiviteit van het team verhogen, vooral bij taken die veel typwerk vereisen. Je kunt een korte instructie geven over hoe de functie werkt, zodat iedereen er snel mee aan de slag kan.

Als je onderweg bent en geen toetsenbord bij de hand hebt, is spraakgestuurd typen in Gmail een uitkomst. Je kunt tijdens het reizen (als passagier) of in een wachtkamer snel e-mails beantwoorden zonder dat je een laptop nodig hebt. De functie werkt op zowel desktop als mobiel, dus je kunt altijd en overal inspreken.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)