Het antwoord: Google introduceert nieuwe spraakmogelijkheden in Gmail, Docs en Keep, waarmee je e-mails en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit betekent dat je als ondernemer tijd bespaart op administratieve taken, zoals het beantwoorden van klantvragen of het vastleggen van ideeën, zonder dat je je handen van het toetsenbord hoeft te halen.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens zijn jaarlijkse ontwikkelaarsconferentie I/O nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor Workspace. In Gmail kun je nu met je stem e-mails opstellen en bewerken, zonder dat je een toetsenbord gebruikt. In Keep kun je spraaknotities maken die automatisch worden omgezet in tekst. Daarnaast is er een nieuwe tool genaamd Google Pics, een ontwerptool voor het maken van afbeeldingen, en updates aan AI Inbox, een functie die je inbox slimmer maakt door prioriteiten te stellen. De spraakfuncties zijn ontworpen om productiviteit te verhogen, vooral voor ondernemers die veel onderweg zijn of snel taken willen afhandelen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb betekent dit dat je minder tijd kwijt bent aan typen. Denk aan situaties waarin je snel een offerte moet beantwoorden of een notitie wilt maken tijdens een telefoongesprek. De spraakfuncties zijn direct beschikbaar in de apps die je al gebruikt, zoals Gmail en Keep, zonder dat je extra software hoeft te installeren. Dit is vooral relevant voor sectoren zoals consultancy, retail en dienstverlening, waar snelle communicatie en notities essentieel zijn. Het vermindert de drempel om taken uit te stellen omdat je geen toetsenbord bij de hand hebt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en veel klantvragen per e-mail krijgt, kun je spraakgestuurd e-mailen gebruiken om snel te reageren. Stel je voor dat je onderweg bent naar een leverancier en een klant vraagt naar de levertijd. Je opent Gmail op je telefoon, dicteert het antwoord en verstuurt het zonder te typen. Dit bespaart je minuten per e-mail, wat op een dag snel oploopt.

Als je een team aanstuurt en vaak vergaderingen hebt, kun je Keep gebruiken om spraaknotities te maken tijdens gesprekken. In plaats van aantekeningen te typen, spreek je actiepunten in. Later kun je deze notities delen met je team of omzetten in taken. Dit helpt om geen details te vergeten en versnelt de opvolging.

Als je in de zorg werkt en snel patiëntinformatie moet vastleggen, overweeg dan om spraakgestuurd notities te maken in Keep. Je kunt tijdens een consult een korte notitie inspreken, die later wordt omgezet in tekst. Dit vermindert de tijd die je achter een computer doorbrengt en laat je meer focussen op de patiënt.

Als je freelance consultant bent en veel onderweg bent, kun je Gmail gebruiken om e-mails te dicteren terwijl je reist. In plaats van te typen op een klein scherm, spreek je je antwoord in. Dit maakt het makkelijker om bij te blijven met communicatie zonder dat je hoeft te stoppen.

Als je een klein team leidt en efficiënter wilt werken, kun je de spraakfuncties integreren in je dagelijkse workflow. Begin met het dicteren van notities in Keep voor brainstormsessies of het opstellen van e-mails in Gmail voor standaardantwoorden. Het kost weinig tijd om te leren en kan direct worden toegepast.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)