Spraakgestuurd e-mailen en notities maken in Google Workspace wordt een stuk eenvoudiger. Google heeft nieuwe stemfuncties aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep waarmee je met je stem berichten kunt dicteren, notities kunt maken en taken kunt vastleggen. Voor ondernemers die dagelijks tientallen e-mails versturen of snel ideeën willen noteren, betekent dit minder typen en meer doen.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail kun je binnenkort e-mails dicteren in plaats van typen. In Docs en Keep kun je met je stem notities maken en bewerken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De spraakfuncties zijn onderdeel van een bredere trend waarin AI en spraakherkenning steeds beter worden in het begrijpen van natuurlijke taal. Google claimt dat de herkenning nauwkeuriger is dan ooit, mede dankzij verbeterde AI-modellen. De functies worden de komende maanden uitgerold naar Workspace-gebruikers.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat een groot deel van de dagelijkse schrijftaken sneller kan. Wie veel e-mails verstuurt, kan die nu inspreken terwijl hij of zij onderweg is of achter het bureau zit. Hetzelfde geldt voor het maken van notities tijdens vergaderingen of brainstormsessies. De impact is het grootst voor functies waar veel getypt wordt: klantenservice, sales, projectmanagement en directie. Ook voor ondernemers die moeite hebben met typen of RSI-klachten hebben, biedt dit een uitkomst. De functies werken in meerdere talen, waaronder Nederlands, al is de exacte beschikbaarheid per taal nog niet bekend.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails verstuurt naar klanten of leveranciers, kun je overwegen om standaardantwoorden en offertes in te spreken in Gmail. Je zou kunnen beginnen met korte, eenvoudige berichten zoals bevestigingen of afspraakherinneringen. Dicteren werkt het beste in een rustige omgeving met een goede microfoon. Een mogelijkheid is om een headset te gebruiken voor betere herkenning.

Als je vaak notities maakt tijdens telefoongesprekken of vergaderingen, kun je Google Keep gebruiken om deze met je stem vast te leggen. Je zou kunnen proberen om direct na een gesprek de belangrijkste punten in te spreken, in plaats van ze later uit te schrijven. Een optie is om Keep te integreren met je takenlijst, zodat gesproken notities automatisch actiepunten worden.

Als je een team aanstuurt en veel feedback geeft op documenten, kun je Docs gebruiken om met je stem opmerkingen en suggesties toe te voegen. Overweeg om tijdens het doornemen van een document hardop te denken en je feedback direct in te spreken. Dit kan sneller zijn dan typen, vooral bij langere opmerkingen. Een mogelijkheid is om dit te combineren met de bestaande suggestiemodus in Docs.

Als je onderweg bent en snel een idee wilt vastleggen, kun je de spraakfunctie in Keep gebruiken via je smartphone. Je zou kunnen proberen om tijdens het reizen of wachten ideeën in te spreken in plaats van ze te typen. Een optie is om een vaste plek in je workflow in te bouwen waar je dagelijks gesproken notities omzet in actiepunten.

Als je RSI-klachten hebt of langdurig typt, kunnen deze spraakfuncties een welkome aanvulling zijn. Overweeg om een deel van je typwerk te vervangen door dicteren, zoals het schrijven van interne memo’s of het beantwoorden van eenvoudige e-mails. Een mogelijkheid is om te experimenteren met de nauwkeurigheid van de herkenning in jouw werkomgeving en te kijken of het voor jouw specifieke taken werkt.

Bron: Google Blog