Spraakgestuurd typen in Google Workspace wordt uitgebreid naar Gmail, Docs en Keep, waardoor je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in plaats van typen. Dit bespaart tijd bij dagelijkse administratieve taken, zonder dat je technische kennis nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep, onderdeel van de Google Workspace-updates. Waar spraakgestuurd typen eerder beperkt was tot Docs, kun je nu ook in Gmail en Keep direct dicteren. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De aankondiging is gedaan via het officiële Google Workspace-blog. Voor ondernemers betekent dit dat een bestaande functie wordt uitgebreid naar meer gebruikte apps, zonder dat er extra software of instellingen nodig zijn.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals die veel typen, zoals het schrijven van e-mails, notulen of offertes, wordt spraakgestuurd typen een directe tijdsbesparing. Je kunt nu tijdens het rijden, koken of tussen afspraken door een e-mail dicteren in Gmail of een snelle notitie maken in Keep. Dit is vooral relevant voor wie moeite heeft met typen op een klein scherm of wie zijn handen vrij wil houden. De uitbreiding maakt administratie toegankelijker en sneller, zonder dat je hoeft te investeren in dure spraakherkenningssoftware. Het werkt gewoon in de apps die je al gebruikt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails beantwoordt onderweg. Je kunt in de Gmail-app op je telefoon het dicteerpictogram gebruiken om een e-mail in te spreken. Dit werkt sneller dan typen op een klein toetsenbord en vermindert typefouten. Overweeg om standaardantwoorden of veelgebruikte zinnen te dicteren in plaats van ze steeds opnieuw te typen.

Als je notulen maakt tijdens vergaderingen. In Google Docs kun je tijdens een overleg direct dicteren wat er wordt gezegd. Je hoeft niet meer mee te typen, maar kunt je concentreren op het gesprek. Een mogelijkheid is om na afloop de dicteerfunctie te gebruiken om actiepunten in te spreken, in plaats van ze later uit te werken.

Als je snel notities wilt maken voor jezelf. In Google Keep kun je met spraak een herinnering of idee vastleggen. Dit is handig tijdens het boodschappen doen, op de werkvloer of tijdens een wandeling. Je zou kunnen overwegen om Keep te gebruiken als een snelle ‘brain dump’ voor alles wat je niet wilt vergeten, zonder dat je je telefoon hoeft te ontgrendelen.

Als je een team aanstuurt en veel dezelfde instructies geeft. Je kunt in Docs een standaardbrief of handleiding inspreken en deze later aanpassen. Dit scheelt tijd bij het opstellen van terugkerende documenten. Een optie is om een sjabloon te dicteren dat je daarna alleen nog hoeft te personaliseren.

Als je administratie doet terwijl je andere dingen doet. Omdat spraakgestuurd typen nu in meerdere apps werkt, kun je tijdens het koken, schoonmaken of sporten toch je inbox bijwerken. Overweeg om vaste momenten in te plannen waarop je dicteert, bijvoorbeeld tijdens het woon-werkverkeer.

Bron: Google Workspace Blog