Spraakgestuurd e-mailen en notities maken in Gmail, Google Docs en Google Keep wordt binnenkort mogelijk voor gebruikers van Google Workspace. Deze nieuwe functies, aangekondigd op Google I/O, zijn bedoeld om dagelijkse administratie sneller te laten verlopen. Voor ondernemers die veel typen of onderweg werken, kan dit betekenen dat e-mails en notities in minuten worden ingesproken in plaats van uitgetypt.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor drie van zijn populairste productiviteitstools: Gmail, Google Docs en Google Keep. Gebruikers kunnen straks met hun stem e-mails opstellen, notities maken en documenten bewerken. De functie maakt gebruik van geavanceerde spraakherkenning en is ontworpen om nauwkeurig te werken, ook met vaktaal en specifieke termen. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor de AI Inbox, die e-mails automatisch kan sorteren en prioriteren. De aankondiging past in een bredere trend waarbij AI en spraaktechnologie steeds meer worden geïntegreerd in kantoorapplicaties, met als doel handmatig werk te verminderen.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit een directe besparing op tijd die normaal gaat zitten in het typen van e-mails en het maken van notities. Denk aan situaties waarin je snel een offerte moet bevestigen, een afspraak moet verzetten of een idee moet vastleggen terwijl je onderweg bent. In plaats van te typen op een klein scherm of later achter de computer te gaan zitten, kun je de tekst inspreken. Vooral voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken, zoals monteurs, bezorgers of consultants, kan dit een groot verschil maken. De functie werkt in Gmail, Docs en Keep, wat betekent dat je het kunt gebruiken voor zowel zakelijke communicatie als interne notities. De AI Inbox-update kan daarnaast helpen om de overvloed aan binnenkomende e-mails beter te structureren, zodat je sneller bij de belangrijke berichten bent.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks tientallen klantvragen beantwoordt, kun je overwegen om standaardantwoorden in te spreken in Gmail. In plaats van elke keer hetzelfde te typen, spreek je een bevestiging van een bestelling of een antwoord op een veelgestelde vraag in. Je zou de spraakfunctie kunnen gebruiken om snel een notitie te maken in Keep terwijl je een telefoontje hebt met een leverancier, zodat je later niets vergeet.

Als je een team aanstuurt en veel notities maakt tijdens overleggen, kun je de spraakfunctie in Docs gebruiken om direct een actielijst in te spreken. Na een vergadering spreek je de belangrijkste punten in, in plaats van ze later uit te typen. Een mogelijkheid is om een standaardsjabloon voor notities te maken waarin je alleen de specifieke punten hoeft in te spreken. Dit bespaart tijd en zorgt dat iedereen snel dezelfde informatie heeft.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt en veel onderweg bent, kun je met spraakgestuurde e-mails in Gmail snel reageren op collega’s of cliënten terwijl je van de ene afspraak naar de andere rijdt. Je zou een korte statusupdate kunnen inspreken in Keep, zodat je later op kantoor een compleet overzicht hebt. Overweeg om een vaste structuur voor je spraaknotities te gebruiken, zoals ‘datum, onderwerp, actiepunt’, zodat ze later makkelijk te verwerken zijn.

Als je veel administratieve taken hebt zoals het verwerken van facturen of het bijhouden van uren, kun je de spraakfunctie inzetten om snel aantekeningen te maken bij elke taak. In plaats van een aparte app te openen, spreek je in Keep een korte notitie in over een factuur die je net hebt ontvangen. Een optie is om Keep-lijsten te gebruiken voor terugkerende taken, zoals ‘wekelijks voorraad controleren’, en deze met spraak aan te vullen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat spraakgestuurd werken de drempel verlaagt om snel iets vast te leggen zonder dat je hoeft te typen. Zodra de functies beschikbaar zijn in jouw Workspace-account, kun je ze direct uitproberen in Gmail, Docs of Keep.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)