Spraakgestuurd typen in Gmail en Docs wordt een realiteit voor ondernemers die dagelijks tientallen e-mails en notities verwerken. Google kondigt aan dat je binnenkort met je stem e-mails kunt dicteren in Gmail, notities kunt maken in Keep en documenten kunt typen in Docs. Dit bespaart je handen en tijd, vooral tijdens het multitasken.

Wat er aan de hand is

Google heeft op zijn jaarlijkse ontwikkelaarsconferentie I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je straks tekst invoeren door te spreken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor de AI Inbox, een functie die e-mails automatisch categoriseert en prioriteert. De spraakfunctie is onderdeel van een bredere trend waarin AI en spraakherkenning steeds beter worden in het begrijpen van natuurlijke taal, ook in het Nederlands.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat je e-mails en notities kunt maken zonder te typen. Dit is vooral nuttig tijdens het rijden (hands-free), tijdens het koken, of wanneer je even geen toetsenbord bij de hand hebt. Het bespaart tijd omdat spreken sneller is dan typen: gemiddeld spreek je 150 woorden per minuut, terwijl typen rond de 40 woorden per minuut ligt. Voor kleine bedrijven zonder secretaresse kan dit de dagelijkse administratie aanzienlijk versnellen. De functie werkt waarschijnlijk het best in rustige omgevingen, maar Google heeft de spraakherkenning verbeterd voor achtergrondgeluiden.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te gebruiken voor korte, standaardantwoorden. Je zou bijvoorbeeld in Gmail op het microfoonicoon kunnen tikken en ‘Bevestig afspraak voor morgen om 10 uur’ kunnen zeggen. Dit werkt sneller dan typen en voorkomt typfouten. Een mogelijkheid is om een standaardzin in te spreken en die later te controleren op details.

Als je vaak notities maakt tijdens gesprekken of brainstormsessies, biedt Keep een uitkomst. Je zou tijdens een telefoongesprek snel een notitie kunnen inspreken in Keep, zoals ‘Bel Janssen over offerte, deadline vrijdag’. Dit voorkomt dat je later vergeet wat er is besproken. Overweeg om Keep te gebruiken als je onderweg bent of als je handen vol zijn.

Als je een team aanstuurt en veel documenten schrijft, kun je Docs gebruiken om concepten in te spreken. Je zou bijvoorbeeld een eerste versie van een projectplan kunnen dicteren terwijl je door je aantekeningen bladert. Dit bespaart tijd omdat je niet hoeft te typen. Een optie is om de spraakfunctie te combineren met de AI Inbox, die je e-mails sorteert, zodat je alleen de belangrijke berichten hoeft te beantwoorden.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt, waar je vaak onderweg bent, kun je spraakgestuurd typen gebruiken om snel patiëntnotities of klantgegevens vast te leggen. Je zou bijvoorbeeld na een bezoek aan een klant in de auto een korte notitie kunnen inspreken in Keep, zoals ‘Klant wil offerte voor onderhoud, bel volgende week’. Dit voorkomt dat je later moet terugzoeken.

Als je een webshop runt, kun je spraakgestuurd typen gebruiken om snel bestellingen te bevestigen of vragen van klanten te beantwoorden. Je zou bijvoorbeeld in Gmail kunnen dicteren: ‘Bedankt voor uw bestelling, deze wordt morgen verzonden.’ Dit bespaart tijd die je anders aan typen zou besteden.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)