Spraakgestuurd typen in Gmail en Google Docs is vanaf nu breder beschikbaar, waardoor je e-mails en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Deze functie werkt direct in je browser, zonder dat je extra software hoeft te installeren of technische kennis nodig hebt. Voor ondernemers die dagelijks veel tekst produceren, kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Google Docs en Google Keep. De functie, die eerder beperkt beschikbaar was, wordt nu uitgerold naar meer gebruikers. Je kunt met je stem tekst invoeren, opmaken en bewerken. Denk aan het dicteren van een e-mail, het toevoegen van punten in een document of het inspreken van een notitie in Keep. Volgens Google is het doel om gebruikers sneller en efficiënter te laten werken, zonder dat ze hun handen van het toetsenbord hoeven te halen. De aankondiging maakt deel uit van een bredere reeks updates voor Google Workspace, waaronder ook een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en verbeteringen aan de AI Inbox.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit dat een alledaagse taak – het typen van e-mails en documenten – een stuk sneller kan. Vooral voor wie veel moet noteren, rapporteren of communiceren, kan spraakgestuurd typen een verschil maken. Denk aan ondernemers die onderweg zijn, mensen met RSI-klachten, of iedereen die simpelweg sneller wil werken. Omdat de functie in bestaande Google-tools zit, hoef je geen nieuwe systemen aan te leren. Het is een kleine aanpassing in je workflow die direct effect kan hebben op je productiviteit. De impact is het grootst voor functies waarin veel getypt wordt: administratie, klantcontact, contentcreatie en projectmanagement.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails verstuurt, kun je spraakgestuurd typen gebruiken om je reacties in te spreken. Open Gmail, klik op het pictogram voor spraakgestuurd typen in het opstelvenster en begin te dicteren. Je kunt leestekens toevoegen door ze uit te spreken, zoals ‘komma’ of ‘punt’. Een mogelijkheid is om eerst een klant-e-mail te dicteren en deze daarna snel te controleren op eventuele fouten. Dit kan je per e-mail enkele seconden tot minuten besparen, wat op een dag met tientallen berichten oploopt.

Als je documenten of offertes maakt in Google Docs, kun je de functie gebruiken om een eerste versie in te spreken. Dit werkt goed voor brainstorms, notulen van vergaderingen of het opstellen van een offerte. Overweeg om tijdens een telefoongesprek of overleg de hoofdpunten direct in te spreken in een document. Je hoeft dan niet later nog alles uit te werken. De functie ondersteunt ook basisopmaak, zoals ’nieuwe regel’ of ‘vetgedrukt’, wat het bewerken achteraf eenvoudiger maakt.

Als je onderweg bent en snel een notitie wilt maken, gebruik dan Google Keep met spraakgestuurd typen. Je kunt een herinnering of idee inspreken zonder je telefoon of laptop vast te houden. Dit is handig tijdens het reizen of wanneer je even geen handen vrij hebt. Een optie is om na een klantbezoek de belangrijkste afspraken in te spreken in Keep, zodat je ze later kunt verwerken in je CRM of takenlijst.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als standaard werkwijze voor terugkerende taken. Denk aan het inspreken van wekelijkse statusupdates of het dicteren van feedback op documenten. Dit kan de snelheid van communicatie verhogen en de drempel verlagen om snel iets vast te leggen. Je zou kunnen voorstellen dat teamleden tijdens dagelijkse standups hun punten direct inspreken in een gedeeld document, in plaats van ze later uit te werken.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is eenvoudig: open een Google-tool, activeer de spraakfunctie en begin te praten. Het kost geen technische kennis en je kunt meteen beginnen.

Bron: Google Blog