Spraakgestuurd typen in Google Workspace bespaart ondernemers dagelijks uren. Met nieuwe spraakmogelijkheden in Gmail, Docs en Keep kun je e-mails dicteren, documenten inspreken en notities maken zonder te typen. Dit is geen toekomstmuziek: de functies zijn nu beschikbaar en vragen alleen een microfoon en een internetverbinding.
Wat er aan de hand is
Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep. Volgens Google kun je met deze functies e-mails dicteren, documenten inspreken en notities maken via spraak. De aankondiging maakt deel uit van een bredere reeks updates voor Google Workspace, waaronder ook een nieuw ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De spraakfuncties zijn direct beschikbaar voor gebruikers van Google Workspace, zowel in de browser als via de mobiele app.
Wat dit betekent
Voor ondernemers betekent dit een directe productiviteitswinst. Typen is vaak de grootste tijdsverslinder in administratieve taken. Met spraakgestuurd typen kun je taken uitvoeren terwijl je andere dingen doet, zoals aantekeningen maken tijdens een telefoongesprek of e-mails beantwoorden terwijl je door documenten bladert. Vooral voor ondernemers die veel e-mails verwerken, documenten schrijven of notities maken, kan dit dagelijks uren schelen. De functie werkt in het Nederlands en is geschikt voor zowel korte berichten als lange documenten.
Hoe je dit kunt toepassen
Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen in Gmail te gebruiken. Open een nieuw e-mailvenster, klik op het microfoonicoon en dicteer je bericht. Je kunt dit doen terwijl je door andere documenten bladert of aantekeningen maakt. Een optie is om standaardantwoorden voor te bereiden die je kunt inspreken, zoals ‘Bedankt voor je bericht, ik kom er morgen op terug.’ Je zou kunnen beginnen met het dicteren van de eerste vijf e-mails van de dag om te wennen aan de snelheid.
Als je veel documenten schrijft, zoals offertes, rapporten of blogartikelen, kun je spraakgestuurd typen in Google Docs gebruiken. Open een nieuw document, ga naar Extra > Spraakgestuurd typen en begin met spreken. Een mogelijkheid is om eerst een ruwe versie in te spreken en deze later te redigeren. Overweeg om tijdens het inspreken pauzes te nemen om te denken, zodat de tekst gestructureerd blijft. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van een offerte van 500 woorden om de snelheid te ervaren.
Als je onderweg notities maakt, kun je de spraakfunctie in Google Keep gebruiken. Open de Keep-app op je telefoon, tik op het microfoonicoon en spreek je notitie in. Dit is handig tijdens een wandeling, in de auto (als passagier) of tijdens een telefoongesprek. Een optie is om direct na een klantgesprek de belangrijkste punten in te spreken, zodat je niets vergeet. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van drie notities per dag om de gewoonte te ontwikkelen.
Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als teamnorm. Stuur een korte e-mail naar je team met de tip om spraakgestuurd typen uit te proberen in Gmail en Docs. Een mogelijkheid is om een wekelijkse challenge te starten: wie deze week de meeste e-mails heeft gedicteerd. Overweeg om zelf het goede voorbeeld te geven door je eigen e-mails de komende week volledig te dicteren.
Als je in de zorg of dienstverlening werkt, kun je spraakgestuurd typen gebruiken voor patiëntendossiers of klantnotities. Open een Google Docs-document tijdens of direct na een consult en dicteer de belangrijkste punten. Dit bespaart tijd en vermindert typefouten. Een optie is om een sjabloon te maken met vaste onderdelen, zoals ‘Klant: [naam], Datum: [datum], Notities: [vrije tekst]’, die je kunt inspreken. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van de notities van de eerste drie klanten van de dag.
De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de eerste stap is simpel: open Gmail, klik op het microfoonicoon en dicteer een e-mail. Herhaal dit de komende week elke dag en je zult merken dat je sneller werkt.
Bron: Blog Google Workspace