Het antwoord: Google Workspace krijgt spraakgestuurde bediening voor Gmail, Docs en Keep. Dit betekent dat je e-mails kunt dicteren, notities kunt maken en documenten kunt bewerken zonder je toetsenbord te gebruiken.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace, de zakelijke suite met Gmail, Docs en Keep. De functie, die in de komende maanden wordt uitgerold, stelt gebruikers in staat om met hun stem taken uit te voeren die normaal typen vereisen. Denk aan het dicteren van een e-mail, het toevoegen van een punt in een document of het maken van een spraaknotitie in Keep. Google noemt dit een stap om productiviteit te verhogen door de interactie met apps te versnellen. De aankondiging volgt op eerdere AI-updates in Workspace, zoals de AI Inbox die e-mails samenvat.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit een directe tijdsbesparing. Wie dagelijks veel e-mails verstuurt of notities maakt tijdens gesprekken, kan nu sneller werken. Het is vooral relevant voor mensen die veel onderweg zijn, zoals consultants, verkopers of zzp’ers die vanuit hun auto of onderweg werken. Ook voor wie moeite heeft met typen of fysieke beperkingen heeft, biedt dit een alternatief. De functie werkt in de bestaande apps, dus je hoeft geen nieuwe software te installeren. Het is een kleine aanpassing in je workflow die op termijn minuten per dag kan schelen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails verstuurt tijdens het reizen. Stel je voor: je zit in de trein of in een taxi naar een afspraak. In plaats van te typen op een klein scherm, open je Gmail en dicteer je het bericht. Je kunt de spraakfunctie gebruiken om een snelle reactie te geven op een offerte of een afspraak te bevestigen. Een mogelijkheid is om een standaardzin te dicteren zoals ‘Ik bevestig de afspraak voor morgen om 10 uur’ en die direct te versturen. Overweeg om dit te oefenen met korte berichten voordat je het in de praktijk gebruikt.

Als je tijdens vergaderingen notities maakt. In plaats van te typen in Docs of Keep, kun je de spraakfunctie gebruiken om aantekeningen te maken terwijl je luistert. Je zou kunnen zeggen: ‘Notitie: actiepunt voor Jan, offerte sturen voor vrijdag.’ Dit werkt ook tijdens brainstormsessies of telefoongesprekken. Een optie is om Keep te gebruiken voor snelle spraaknotities die je later uitwerkt. Overweeg om een koptelefoon met microfoon te gebruiken voor betere herkenning.

Als je documenten bewerkt zonder te typen. In Google Docs kun je met spraakopdrachten tekst toevoegen, verwijderen of opmaken. Stel dat je een offerte aanpast terwijl je met een klant belt. Je kunt zeggen: ‘Voeg een alinea toe over de leveringstermijn’ of ‘Maak deze zin vet.’ Dit werkt het beste in een rustige omgeving. Een mogelijkheid is om de functie te gebruiken voor het schrijven van eerste concepten, die je later verfijnt.

Als je je team wilt laten profiteren. Als je een team aanstuurt, kun je de spraakfunctie introduceren als standaard tool voor snelle communicatie. Bijvoorbeeld: tijdens een daily stand-up dicteert iedereen zijn update in een gedeeld document. Of je gebruikt Keep voor het delen van ideeën die later worden uitgewerkt. Overweeg om een korte demo te geven aan je team en te vragen wie het wil uitproberen.

Als je een creatief proces ondersteunt. Voor schrijvers, marketeers of contentmakers kan spraakgestuurd werken helpen om blokkades te doorbreken. Je kunt een blogpost of social media-bericht dicteren in Docs en later redigeren. Een mogelijkheid is om Keep te gebruiken voor het vastleggen van invallen, zoals een slogan of een productbeschrijving, zonder dat je hoeft te typen.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)