Het antwoord op de vraag hoe je als ondernemer tijd bespaart met e-mail en notities zonder te typen, is dat Google Workspace nieuwe spraakmogelijkheden introduceert in Gmail, Google Docs en Google Keep. Je kunt nu eenvoudig e-mails dicteren, notities inspreken en documenten laten voorlezen, allemaal zonder dat je een toetsenbord nodig hebt.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor zijn Workspace-suite. De belangrijkste update is dat je in Gmail, Docs en Keep nu gesproken tekst kunt omzetten naar geschreven tekst. In Gmail kun je een e-mail dicteren in plaats van typen. In Docs kun je niet alleen dicteren, maar ook opmaak aanpassen met je stem, zoals ‘nieuwe regel’ of ‘vetgedrukt’. In Keep kun je snel een gesproken notitie maken die automatisch wordt omgezet in tekst. Daarnaast is er een nieuwe functie waarmee je documenten kunt laten voorlezen, handig voor het controleren van teksten. Google noemt ook een nieuwe tool, Google Pics, voor eenvoudig beeldbewerking, en updates aan de AI Inbox voor slimmere e-mailorganisatie. De spraakfuncties zijn beschikbaar in het Nederlands en andere talen, en werken in de browser en in de mobiele apps.

Wat dit betekent

Voor ondernemers betekent dit dat je taken die normaal typen vereisen, kunt versnellen. Denk aan het beantwoorden van klant-e-mails terwijl je onderweg bent, of het maken van notities tijdens een telefoongesprek zonder dat je hoeft te typen. Vooral voor wie veel onderweg is of moeite heeft met typen op een klein scherm, is dit een directe tijdsbesparing. Het voorlezen van documenten helpt bij het controleren van fouten of het beluisteren van lange teksten tijdens het reizen. Deze functies maken de drempel om snel te communiceren lager, zonder dat je technische kennis nodig hebt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel onderweg bent en snel e-mails moet beantwoorden. Je kunt in de Gmail-app op je telefoon het dicteerpictogram gebruiken om een e-mail in te spreken. Dit werkt ook in de browser op je laptop. Een mogelijkheid is om tijdens het lopen of in de auto (als passagier) een antwoord te dicteren, in plaats van te typen. Overweeg om dit te gebruiken voor korte, standaardreacties, zoals bevestigingen of afspraken.

Als je tijdens een telefoongesprek of vergadering notities wilt maken. Open Google Keep en tik op het microfoonpictogram. Spreek de belangrijkste punten in, en Keep zet ze om in tekst. Je hoeft niet te typen, waardoor je je aandacht bij het gesprek kunt houden. Een optie is om na afloop de notitie te bewerken en te delen met je team.

Als je een lange offerte of rapport wilt controleren. Gebruik de voorleesfunctie in Google Docs om de tekst hardop te laten voorlezen. Je hoort dan of zinnen vloeiend lopen en of er typefouten in staan. Dit is een snelle manier om teksten te reviewen zonder dat je zelf hoeft te lezen. Overweeg om dit te doen tijdens het opruimen van je bureau of het doen van andere taken.

Als je moeite hebt met typen op een klein scherm. In plaats van te worstelen met het toetsenbord van je telefoon, dicteer je eenvoudig een e-mail of notitie. Dit is vooral handig voor ondernemers die veel onderweg zijn en geen laptop bij de hand hebben. Een mogelijkheid is om standaard e-mailsjablonen te dicteren en alleen de details aan te passen.

Als je snel een idee of taak wilt vastleggen. Open Google Keep en spreek een herinnering of taak in. Dit is sneller dan typen en voorkomt dat je vergeet wat je wilde noteren. Overweeg om Keep te gebruiken voor het vastleggen van ideeën tijdens het rijden (als passagier) of tijdens het wandelen.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)