Het antwoord op de vraag hoe je dagelijkse administratie kunt versnellen, is door spraakgestuurd te werken in Gmail, Docs en Google Keep. Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd waarmee je e-mails kunt dicteren, notities kunt maken en documenten kunt bewerken zonder te typen. Dit is geen verre toekomst, maar een update die je nu al kunt gebruiken.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens zijn jaarlijkse ontwikkelaarsconferentie nieuwe functies aangekondigd voor Workspace, de verzameling productiviteitstools die ook door veel MKB-bedrijven wordt gebruikt. De belangrijkste aankondiging voor ondernemers zijn de uitgebreide spraakmogelijkheden in Gmail, Google Docs en Google Keep. Waar je eerder alleen basisdicteerfuncties had, kun je nu volledige e-mails inspreken, notities maken terwijl je onderweg bent, en documenten aanpassen met je stem. Daarnaast is er een nieuwe tool genaamd Google Pics, een ontwerptool, en updates voor AI Inbox, een slimme inbox die e-mails automatisch categoriseert. Deze aankondiging past in een bredere trend waarbij AI en spraaktechnologie steeds meer de standaardmanier worden om met software te communiceren.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB betekent dit concreet dat je minder tijd kwijt bent aan typen. Stel je voor dat je onderweg bent naar een klant en snel een offerte moet aanpassen, of dat je tijdens het lunchen een belangrijk idee niet wilt vergeten. Met spraakgestuurd werken kun je dit direct doen zonder je toetsenbord. Dit is vooral relevant voor sectoren waar veel wordt gecommuniceerd, zoals consultancy, sales, logistiek en zorg. De functie is niet alleen een gemaksoptie, maar kan een directe impact hebben op je productiviteit. Volgens Google kunnen gebruikers met spraakgestuurd typen tot drie keer sneller tekst invoeren dan met typen. Dat betekent dat een half uur e-mailen teruggebracht kan worden naar tien minuten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails verstuurt vanuit je telefoon. Je kunt nu in de Gmail-app een e-mail inspreken in plaats van typen. Dit is ideaal voor korte antwoorden of het maken van een eerste concept. Overweeg om tijdens het reizen of wachten je inbox door te nemen en direct gesproken antwoorden te geven. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van de eerste paar e-mails per dag om te wennen aan de snelheid.

Als je notities maakt tijdens gesprekken of brainstorms. In Google Keep kun je nu spraaknotities maken die automatisch worden omgezet in tekst. Dit is handig tijdens telefoongesprekken met klanten of tijdens een teamoverleg. Een mogelijkheid is om na elk klantgesprek een korte spraaknotitie te maken met de belangrijkste afspraken, in plaats van deze later uit te typen.

Als je documenten moet bewerken terwijl je andere dingen doet. In Google Docs kun je nu niet alleen dicteren, maar ook opmaak aanpassen met je stem. Denk aan vetgedrukt maken, een lijst toevoegen of een opmerking plaatsen. Dit is vooral nuttig als je een rapport of voorstel schrijft terwijl je onderweg bent. Je zou kunnen proberen om een standaard e-mailtemplate of offerte in te spreken in Docs en deze later te controleren.

Als je een team aanstuurt dat veel administratie heeft. Overweeg om je team te vragen om spraakgestuurd te werken voor terugkerende taken zoals het bijwerken van projectstatussen in een gedeeld document of het maken van notulen tijdens een vergadering. Dit kan de drempel verlagen om documentatie bij te houden, omdat het minder tijd kost dan typen.

Als je moeite hebt met typen of last hebt van RSI. Spraakgestuurd werken is een uitkomst voor ondernemers die fysieke klachten ervaren door langdurig typen. Je kunt nu zonder pijn e-mailen en documenten maken. Een optie is om een proefperiode van een week in te stellen waarin je al je e-mails inspreekt om te ervaren of dit een blijvende verandering voor je is.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)