Spraakgestuurd typen in Gmail en Google Docs is nu beschikbaar voor Workspace-gebruikers, een functie waarmee je e-mails en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Dit bespaart direct tijd, vooral voor ondernemers die dagelijks veel moeten schrijven, zonder dat je dure AI-experts hoeft in te schakelen.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace, waaronder Gmail, Docs en Keep. De functie, die al langer in Docs bestond, wordt nu uitgebreid naar Gmail en Keep. Je kunt nu e-mails dicteren, notities inspreken en documenten laten typen terwijl jij praat. De functie werkt in realtime en herkent leestekens zoals komma’s en punten. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates aan AI Inbox, maar de spraakfunctie is het meest direct toepasbaar voor dagelijks gebruik. Volgens Google is de functie ontworpen om productiviteit te verhogen zonder dat gebruikers technische kennis nodig hebben.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers en professionals betekent dit dat je taken die normaal veel tijd kosten, zoals het typen van offertes, klant-e-mails of interne notities, kunt versnellen. Waar je eerder moest typen of een aparte dictatiesoftware moest installeren, kun je nu direct in de vertrouwde Google-omgeving werken. Dit is vooral relevant voor sectoren waarin veel geschreven wordt, zoals consultancy, administratie, sales en dienstverlening. De drempel is laag: je hebt alleen een microfoon of een headset nodig. De functie werkt in de browser en op mobiele apparaten, dus je kunt ook onderweg e-mails dicteren. Het bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fysieke belasting bij veel typwerk.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel klant-e-mails schrijft, kun je overwegen om in Gmail de spraakfunctie te gebruiken. Open een nieuw bericht, klik op het microfoonicoon en dicteer je antwoord. Je kunt direct leestekens toevoegen door ‘punt’ of ‘komma’ te zeggen. Dit werkt sneller dan typen, vooral bij lange mails. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden voor te bereiden en deze in te spreken, zodat je ze later alleen nog hoeft te controleren.

Als je een team aanstuurt en regelmatig notulen maakt, kun je in Google Docs de spraakfunctie gebruiken tijdens vergaderingen. Start een nieuw document, activeer de microfoon en dicteer de belangrijkste punten. Je hoeft niet meer mee te typen, maar kunt je concentreren op het gesprek. Overweeg om na afloop de notulen kort te redigeren, want de herkenning is niet perfect bij vakjargon of zachte stemmen.

Als je onderweg bent en snel een notitie wilt maken, kun je in Google Keep de spraakfunctie gebruiken. Open de Keep-app, tik op het microfoonicoon en spreek je idee of taak in. De notitie wordt direct omgezet in tekst en opgeslagen. Dit is handig voor het vastleggen van gedachten tijdens het reizen of na een klantgesprek, zonder dat je hoeft te stoppen met lopen of rijden.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt en veel rapportages moet schrijven, kun je in Docs de spraakfunctie gebruiken om patiëntendossiers of servicerapporten in te spreken. Dit bespaart tijd en vermindert typefouten. Een optie is om een standaardsjabloon te maken waarin je alleen de variabele gegevens inspreekt. Let wel op privacy: gebruik de functie alleen in een rustige, afgesloten ruimte.

Als je een webshop runt en productbeschrijvingen of klantberichten moet schrijven, kun je in Gmail of Docs de spraakfunctie gebruiken om snel teksten te produceren. Dicteer de beschrijvingen terwijl je door de producten bladert, en redigeer ze later. Dit versnelt het proces van contentcreatie aanzienlijk, vooral bij grote voorraden.

Bron: Google Blog (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)