Het antwoord

Google introduceert spraakgestuurde functies in Gmail, Docs en Keep waarmee je e-mails en notities kunt dicteren in plaats van typen. Voor ondernemers die dagelijks tientallen berichten versturen en notities maken, kan dit de administratietijd aanzienlijk verkorten.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor drie veelgebruikte Workspace-apps: Gmail, Docs en Keep. In Gmail kun je nu e-mails inspreken in plaats van typen. In Docs kun je documenten dicteren en bewerken met stemcommando’s. In Keep kun je spraaknotities maken die automatisch worden omgezet in tekst. De functies zijn beschikbaar in Google Workspace en werken via de microfoon van je apparaat. Google noemt dit onderdeel van een bredere update om productiviteit te verhogen, zoals beschreven in hun officiële blog.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit dat een groot deel van de dagelijkse schrijftaken sneller kan. Denk aan het beantwoorden van klantvragen, het maken van notities tijdens telefoongesprekken of het opstellen van offertes. Waar typen gemiddeld 40 woorden per minuut haalt, ligt spraakherkenning rond de 150 woorden per minuut. Dat scheelt tijd, vooral voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken. De functie werkt in de browser en in de mobiele apps, dus je kunt het direct inzetten op je laptop, tablet of telefoon.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel klant-e-mails beantwoordt, kun je de spraakfunctie in Gmail gebruiken om antwoorden in te spreken. Open een nieuw bericht, tik op het microfoonicoon en spreek je tekst in. Je kunt direct corrigeren door een zin opnieuw in te spreken. Overweeg om dit te doen tijdens het doornemen van je inbox in de ochtend, zodat je in één keer door je berichten heen kunt.

Als je tijdens telefoongesprekken of vergaderingen notities maakt, is Keep een handige optie. Open de Keep-app, start een spraaknotitie en spreek de belangrijkste punten in. De app zet dit om in een tekstnotitie die je later kunt bewerken of delen. Een mogelijkheid is om dit te gebruiken tijdens klantgesprekken, zodat je niet hoeft te typen terwijl je luistert.

Als je documenten moet opstellen, zoals offertes of projectplannen, kun je in Docs gebruikmaken van spraaktypen. Open een nieuw document, ga naar ‘Extra’ en kies ‘Spraaktypen’. Spreek je tekst in en gebruik stemcommando’s zoals ’nieuwe regel’ of ‘punt’ om de opmaak te regelen. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van een ruwe versie en die later verfijnen.

Als je onderweg bent en snel een idee of taak wilt vastleggen, gebruik dan Keep op je telefoon. Spreek een korte notitie in, zoals ‘bel leverancier over offerte’ of ‘koop kantoorbenodigdheden’. De tekst wordt direct opgeslagen en is later terug te vinden in je Keep-lijst. Een optie is om dit te combineren met herinneringen, zodat je notities automatisch op een bepaald tijdstip verschijnen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de spraakfuncties zijn direct beschikbaar in je bestaande Google Workspace-account. Probeer ze uit voor een eenvoudige taak, zoals het inspreken van een korte e-mail, en kijk of het voor jou werkt.

Bron: Google Blog