Het antwoord

Google Workspace krijgt nieuwe spraakfuncties waarmee je e-mails kunt dicteren in Gmail, notities kunt maken in Keep en documenten kunt bewerken in Docs, zonder dat je een AI-expert hoeft te zijn. Dit betekent dat je taken die normaal typen vereisen, kunt uitvoeren door simpelweg te praten.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens de jaarlijkse I/O-ontwikkelaarsconferentie een reeks updates aangekondigd voor Workspace, de zakelijke suite met Gmail, Docs, Drive en andere tools. De belangrijkste aankondiging is de uitbreiding van spraakgestuurde mogelijkheden. Waar je voorheen alleen spraak-naar-tekst kon gebruiken voor eenvoudige dicteerfuncties, kun je nu met je stem e-mails opstellen, bewerken en versturen in Gmail, notities toevoegen in Keep en documenten aanpassen in Docs. Daarnaast introduceert Google een nieuwe tool genaamd Google Pics, een ontwerptool voor het maken van afbeeldingen, en updates aan de AI Inbox, die slimmer omgaat met het prioriteren van berichten. De aankondiging past in een bredere trend waarbij techbedrijven spraakinteractie toegankelijker maken voor dagelijks gebruik, zonder dat gebruikers technische kennis nodig hebben.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit concreet dat je tijd kunt besparen op routinetaken. Denk aan het dicteren van een offerte terwijl je onderweg bent, of het inspreken van een notitie tijdens een telefoongesprek. De drempel om deze functies te gebruiken is laag: je hebt alleen een microfoon nodig en de nieuwste versie van Workspace. Het is geen aparte AI-tool die je moet leren, maar een uitbreiding van wat je al gebruikt. Vooral voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken, zoals monteurs, verkopers of zorgverleners, kan dit een directe productiviteitswinst opleveren. De update is onderdeel van een verschuiving waarbij spraak steeds meer een volwaardige interface wordt, vergelijkbaar met typen of klikken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je vaak onderweg bent en snel e-mails moet beantwoorden. Je kunt nu in Gmail een e-mail dicteren terwijl je loopt of in de auto zit (parkeer wel veilig). Open de Gmail-app, tik op het microfoonicoon en spreek je bericht in. Google zet het om in tekst, waarna je het kunt controleren en versturen. Dit bespaart je het typen op een klein scherm en vermindert de kans op typefouten. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden voor te bereiden die je met één stemcommando kunt oproepen.

Als je tijdens vergaderingen of telefoongesprekken snel notities wilt maken. In Google Keep kun je nu spraaknotities toevoegen. Terwijl je in een overleg zit, tik je op het microfoonicoon in Keep en spreek je de belangrijkste punten in. De app zet dit om in een tekstnotitie die je later kunt uitwerken. Dit is handig als je geen tijd hebt om te typen of als je je handen vrij wilt houden. Overweeg om Keep te gebruiken als je dagboek voor actiepunten, zodat je niets vergeet.

Als je documenten moet bewerken zonder toetsenbord. In Google Docs kun je met spraakopdrachten niet alleen tekst dicteren, maar ook opmaak aanpassen. Zeg bijvoorbeeld ‘vetgedrukt’ of ’nieuwe alinea’ om de tekst te structureren. Dit is vooral nuttig als je een lange rapportage moet schrijven maar even geen zin hebt om te typen. Een optie is om je wekelijkse update voor je team in te spreken terwijl je ontbijt, en deze later te controleren.

Als je een team aanstuurt en snel actiepunten wilt delen. Gebruik de spraakfunctie in Gmail om direct een e-mail met actiepunten naar je team te sturen. Spreek de taken in terwijl ze nog vers in je geheugen zijn. Dit voorkomt dat je later moet typen en verhoogt de kans dat je actiepunten daadwerkelijk worden opgepakt. Je zou kunnen experimenteren met het inspreken van een wekelijkse statusupdate in Docs, die je daarna deelt met je team.

Bron: Google Blog (blog.google)