Spraakgestuurd typen in Gmail, Google Docs en Google Keep is nu beschikbaar voor Google Workspace-gebruikers. Dit betekent dat je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in plaats van typen. Voor ondernemers en professionals in het MKB kan dit een directe tijdsbesparing opleveren, vooral bij lange teksten of herhalende administratieve taken.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace-apps: Gmail, Docs en Keep. Volgens het bedrijf kun je met deze functie teksten dicteren die automatisch worden omgezet in geschreven tekst. De functie werkt in realtime en is ontworpen om nauwkeurig te zijn, ook bij verschillende accenten en spreeksnelheden. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox, maar de focus ligt voor nu op de spraakgestuurde typmogelijkheden. De functie is direct beschikbaar voor Workspace-gebruikers, zonder extra installatie of technische kennis.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers betekent dit dat tijdrovende typwerkzaamheden sneller kunnen worden uitgevoerd. Denk aan het schrijven van offertes, het beantwoorden van klant-e-mails of het maken van notities tijdens vergaderingen. Waar typen gemiddeld 40 woorden per minuut haalt, ligt spraakgestuurd typen vaak hoger, rond de 120 woorden per minuut. Dat scheelt per uur al snel een derde van de tijd. Bovendien vermindert het risico op RSI-klachten door langdurig typen. Voor ondernemers die veel onderweg zijn, is het een manier om productief te blijven zonder toetsenbord. De functie werkt ook in Keep, wat handig is voor snelle aantekeningen tijdens telefoontjes of brainstormsessies.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, kun je spraakgestuurd typen in Gmail gebruiken om sneller te reageren. Open een nieuw bericht, tik op het microfoonicoon en dicteer je antwoord. Je kunt zinnen direct corrigeren door ze opnieuw in te spreken. Overweeg om dit te doen tijdens het opruimen van je bureau of het doornemen van papieren, zodat je handen vrij zijn.

Als je offertes of voorstellen schrijft in Google Docs, kun je de functie gebruiken om lange teksten te dicteren. Begin met een ruwe versie door hardop te denken en werk die later bij. Een mogelijkheid is om eerst de structuur uit te spreken en daarna per sectie details toe te voegen. Dit werkt ook goed voor het maken van notulen tijdens vergaderingen: spreek de belangrijkste punten in terwijl ze worden besproken.

Als je vaak onderweg bent, bijvoorbeeld in de auto of in het openbaar vervoer, kun je via de Google Keep-app snel notities dicteren. Denk aan ideeën voor een nieuwe campagne, boodschappenlijstjes of herinneringen voor je team. Je zou kunnen afspreken om elke dag vijf minuten te gebruiken voor het dicteren van taken die je anders zou vergeten.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te introduceren als standaard werkmethode voor administratieve taken. Dit kan de productiviteit verhogen en typfouten verminderen, vooral bij collega’s die minder snel typen. Een optie is om een korte instructie te maken waarin je uitlegt hoe je de functie activeert in Gmail en Docs.

Bron: Blog Google