Het antwoord: Google introduceert spraakgestuurde functies in Gmail, Google Docs en Google Keep waarmee je e-mails en notities kunt dicteren in plaats van typen. Voor ondernemers die dagelijks tientallen e-mails versturen en notities maken, kan dit de administratietijd aanzienlijk verkorten.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace-apps. In Gmail kun je nu e-mails dicteren via spraak, in Docs worden gesproken woorden direct omgezet in tekst, en in Keep kun je spraaknotities maken die automatisch worden getranscribeerd. Daarnaast introduceert Google een nieuwe tool genaamd Google Pics voor het maken van afbeeldingen en updates aan de AI Inbox. De functies zijn onderdeel van een bredere verschuiving naar spraakgestuurde productiviteit, waarbij Google inzet op handsfree werken om gebruikers tijd te besparen.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers in het mkb betekent dit dat repetitieve administratieve taken zoals het beantwoorden van standaard e-mails, het maken van boodschappenlijstjes of het noteren van ideeën tijdens een rit naar een klant, sneller kunnen worden afgehandeld. Spraakgestuurd typen is gemiddeld drie keer sneller dan typen op een toetsenbord, volgens onderzoek van Stanford University. Dit kan vooral uitmaken voor ondernemers die veel onderweg zijn of hun handen nodig hebben voor andere taken. De functies zijn beschikbaar in de Google Workspace-apps, die al door veel Nederlandse bedrijven worden gebruikt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks klantvragen beantwoordt, kun je spraakgestuurd e-mailen in Gmail gebruiken om snel te reageren op bestellingen, retouren of vragen over voorraad. Overweeg om tijdens het inpakken van pakketjes een headset te dragen en via spraak e-mails te dicteren. Je zou kunnen beginnen met het beantwoorden van de meest voorkomende vragen, zoals levertijden of betalingsopties, die je uit je hoofd kent en snel kunt inspreken.

Als je een team aanstuurt en veel vergaderingen hebt, kun je Google Keep gebruiken om tijdens een overleg spraaknotities te maken. Een mogelijkheid is om na een klantgesprek snel de belangrijkste actiepunten in te spreken, in plaats van ze later uit te schrijven. Je zou kunnen experimenteren met het maken van een aparte notitie voor elk project, zodat je later makkelijk terugvindt wat er is afgesproken.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt en veel onderweg bent, kun je tijdens het rijden naar een afspraak een e-mail dicteren in Gmail. Overweeg om een spraakgestuurde workflow op te zetten: na een klantbezoek spreek je direct een notitie in Keep in, die je later omzet naar een gestructureerd verslag in Docs. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van een korte samenvatting van elk bezoek, zodat je geen details vergeet.

Als je een eenmanszaak runt en weinig tijd hebt voor administratie, kun je spraakgestuurd notities maken in Keep voor taken zoals het bijhouden van uitgaven of het plannen van de week. Een optie is om elke ochtend je takenlijst in te spreken terwijl je je koffie drinkt, in plaats van ze te typen. Je zou kunnen proberen om vaste momenten in te plannen, zoals na de lunch, om even snel een paar e-mails te dicteren in Gmail.

Bron: Google Blog (blog.google)