Spraakgestuurd typen in Gmail, Docs en Google Keep maakt het mogelijk om e-mails, documenten en notities in te spreken in plaats van te typen. Voor ondernemers die dagelijks veel administratie verwerken, kan dit een directe tijdwinst opleveren.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. Gebruikers kunnen straks in Gmail, Docs en Keep tekst invoeren door te spreken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en zijn er updates voor AI Inbox. De aankondiging is gedaan op Google I/O, het jaarlijkse evenement van het bedrijf. De functies zijn gericht op het versnellen van dagelijkse werkzaamheden door spraakherkenning te integreren in de meest gebruikte productiviteitstools.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals betekent dit dat een groot deel van de administratieve handelingen sneller kan. Denk aan het dicteren van een offerte in Docs, het inspreken van een korte e-mail in Gmail of het vastleggen van een idee in Keep zonder het toetsenbord te gebruiken. Vooral voor mensen die veel moeten typen of moeite hebben met snel typen, kan dit een verschil maken. De functie is direct beschikbaar in de tools die je al gebruikt, waardoor je geen nieuwe software hoeft te leren. Het verlaagt de drempel om snel iets vast te leggen, wat de productiviteit kan verhogen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails verstuurt, overweeg om spraakgestuurd typen in Gmail te gebruiken voor korte berichten. Je kunt bijvoorbeeld onderweg in de auto of tijdens een wandeling een antwoord inspreken. Dit scheelt tijd omdat je niet hoeft te typen en je gedachten direct kunt omzetten in tekst. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden of veelgestelde vragen in te spreken en deze op te slaan als sjabloon.

Als je regelmatig notities maakt tijdens vergaderingen, probeer dan Google Keep te gebruiken met spraakinvoer. In plaats van snel mee te schrijven, kun je de belangrijkste punten inspreken. Dit werkt ook goed voor brainstormsessies of het vastleggen van ideeën die spontaan opkomen. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van actiepunten na elk overleg, zodat je niets vergeet.

Als je documenten schrijft voor je bedrijf, zoals offertes, rapporten of blogs, kun je in Docs de spraakfunctie gebruiken om de eerste versie te dicteren. Dit is vaak sneller dan typen, zeker als je een duidelijk verhaal in je hoofd hebt. Een optie is om eerst de hoofdlijnen in te spreken en daarna de tekst te redigeren. Zo bespaar je tijd in de opbouwfase.

Als je een team aanstuurt, kun je overwegen om spraakgestuurd typen te gebruiken voor het geven van instructies of feedback in gedeelde documenten. In plaats van lange e-mails te typen, spreek je je opmerkingen direct in. Dit kan de communicatie versnellen en misverstanden voorkomen doordat je toon en nuance beter overbrengt.

Als je veel onderweg bent, is spraakgestuurd typen een praktische oplossing. Je kunt tijdens het reizen notities maken, e-mails beantwoorden of documenten bijwerken zonder dat je een toetsenbord nodig hebt. Een mogelijkheid is om een vaste routine in te bouwen, zoals het inspreken van je takenlijst aan het begin van de dag.

Bron: Google Blog (blog.google)