Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails, documenten en notities kunt dicteren in Gmail, Docs en Keep. Voor ondernemers die dagelijks veel typen, kan dit een directe tijdsbesparing opleveren in hun administratieve taken.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakfuncties aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je binnenkort spraakgestuurd typen en notities maken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en zijn er updates voor AI Inbox. De spraakfuncties zijn ontworpen om het maken van content sneller en intuïtiever te maken, zonder dat je toetsenbord nodig hebt. Het bedrijf claimt dat deze functies de productiviteit verhogen door handen vrij te maken voor andere taken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb betekent dit dat routinematige administratieve handelingen zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van notities tijdens vergaderingen of het opstellen van documenten sneller kunnen worden uitgevoerd. Vooral voor wie veel onderweg is of meerdere taken tegelijkertijd moet doen, kan spraakgestuurd typen een verschil maken. Het vermindert de afhankelijkheid van een toetsenbord en kan fysieke belasting door langdurig typen verminderen. De functie is beschikbaar binnen de bestaande Workspace-omgeving, dus je hoeft geen nieuwe tools te leren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je regelmatig e-mails beantwoordt tijdens het reizen. Je kunt in Gmail spraakgestuurd typen gebruiken om snel een antwoord te dicteren terwijl je onderweg bent. Overweeg om dit te gebruiken voor korte, standaardreacties of voor het inspreken van een eerste concept dat je later nog kunt aanpassen.

Als je notities maakt tijdens klantgesprekken of vergaderingen. In Google Keep kun je spraaknotities maken zonder dat je hoeft te typen. Een mogelijkheid is om tijdens een telefoongesprek of videocall snel actiepunten in te spreken, zodat je later niets vergeet. Je zou deze notities direct kunnen koppelen aan een project of taak in Workspace.

Als je documenten opstelt voor offertes of plannen. In Google Docs kun je spraakgestuurd typen gebruiken om een eerste versie van een document te maken. Je zou bijvoorbeeld tijdens het ontbijt of in de auto een offerte kunnen inspreken en deze later op kantoor verfijnen. Dit kan de tijd die je aan schrijven besteedt aanzienlijk verkorten.

Als je een team aanstuurt en veel communiceert. Je kunt spraakgestuurd typen inzetten om sneller instructies of updates te delen via e-mail of gedeelde documenten. Een optie is om dagelijkse stand-ups of projectupdates in te spreken in een gedeeld document, zodat je team altijd op de hoogte is zonder dat je uitgebreid hoeft te typen.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)