Het antwoord: Google introduceert spraakgestuurde functies in Gmail, Docs en Keep waarmee je e-mails, documenten en notities kunt inspreken in plaats van typen. Voor ondernemers betekent dit dat je dagelijks uren kunt besparen op administratieve taken zoals het opstellen van offertes, het maken van notulen en het beantwoorden van klantmails.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail kun je binnenkort e-mails inspreken die automatisch worden omgezet naar tekst. In Docs kun je documenten dicteren en bewerken met spraakcommando’s. Ook Google Keep krijgt spraakondersteuning voor het maken van notities. Daarnaast introduceert Google Pics, een nieuwe ontwerptool, en updates voor AI Inbox. De functies rollen de komende maanden uit naar Workspace-gebruikers.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een directe tijdsbesparing. Taken die normaal tien tot twintig minuten typen kosten, zoals het opstellen van een offerte of het uitwerken van notulen, kun je nu in enkele minuten inspreken. Spraak is gemiddeld drie keer sneller dan typen. Voor wie dagelijks veel e-mails verstuurt of documenten schrijft, kan dit oplopen tot enkele uren per week. De functie werkt ook voor wie moeite heeft met typen of veel onderweg is.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je regelmatig offertes maakt voor klanten. Je opent een nieuw document in Docs, activeert de spraakfunctie en spreekt de offerte in. Je noemt de producten, prijzen en voorwaarden. Daarna controleer je de tekst en stuur je hem als PDF. Dit scheelt je per offerte tien tot vijftien minuten typen.

Als je notulen moet maken tijdens vergaderingen. In plaats van mee te typen, kun je de spraakfunctie in Keep gebruiken om steekwoorden en actiepunten in te spreken. Na de vergadering werk je de notulen uit in Docs met de opgenomen spraaknotities als basis. Je kunt ook direct in Docs inspreken terwijl de vergadering doorgaat.

Als je veel klant-e-mails beantwoordt. In Gmail open je een nieuw bericht, activeer je de spraakfunctie en spreek je het antwoord in. Je kunt ook standaardzinnen inspreken voor veelgestelde vragen. Dit werkt vooral goed voor langere antwoorden die je anders zou typen. Een mogelijkheid is om een sjabloon in te spreken dat je daarna aanpast.

Als je onderweg bent en snel iets wilt vastleggen. Met Keep kun je via spraak een notitie maken terwijl je loopt of in de auto zit. Denk aan een idee voor een nieuwe dienst, een taak die je niet mag vergeten of een telefoonnummer dat je moet onthouden. Later werk je de notitie uit op kantoor.

Als je een team aanstuurt en veel instructies geeft. Je kunt in Docs een projectplan inspreken, taken toewijzen en deadlines noemen. De tekst wordt direct opgemaakt. Je deelt het document met je team, dat de instructies kan lezen en bewerken. Dit bespaart je de tijd van het uittypen van mondelinge afspraken.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)