Het antwoord is dat Google Workspace nieuwe spraakgestuurde functies introduceert in Gmail, Docs en Keep, waarmee je e-mails, notities en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Daarnaast komt er een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. Voor ondernemers betekent dit een directe tijdsbesparing bij dagelijkse administratieve taken.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens Google I/O nieuwe mogelijkheden aangekondigd voor Workspace-gebruikers. De belangrijkste toevoeging is spraakgestuurd werken in Gmail, Google Docs en Google Keep. Je kunt nu e-mails dicteren, notities inspreken en documenten laten uitschrijven zonder je toetsenbord te gebruiken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool, Google Pics, waarmee je eenvoudig visuele content kunt maken. Ook de AI Inbox-functie krijgt updates, al is nog niet volledig duidelijk wat die precies inhouden. Deze aankondiging past in een bredere trend waarbij grote techbedrijven spraakherkenning en AI integreren in hun productiviteitstools, zoals Microsoft dat doet met Copilot in Office.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat je dagelijkse taken zoals het beantwoorden van e-mails, het maken van notities tijdens vergaderingen en het opstellen van documenten sneller kunt uitvoeren. In plaats van te typen, kun je nu spreken, wat vooral handig is als je onderweg bent of veel moet multitasken. Vergeleken met bestaande AI-tools zoals Microsoft Copilot of Otter.ai, biedt Google een naadloze integratie binnen zijn eigen ecosysteem. Voor wie al Gmail, Docs en Keep gebruikt, is de drempel laag: je hoeft geen nieuwe app te installeren. De functie is vooral relevant voor sectoren waar veel wordt gecommuniceerd, zoals consultancy, sales, juridische dienstverlening en zorg.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails moet beantwoorden tijdens het reizen. Je bent onderweg naar een klant en moet snel reageren op een offerte-aanvraag. In plaats van te typen op een klein scherm, open je Gmail en dicteer je het antwoord. Je zou kunnen beginnen met een korte test: dicteer een eenvoudige e-mail en controleer of de spraakherkenning jouw vaktaal en afkortingen goed verwerkt. Overweeg om standaardzinnen zoals ‘bedankt voor uw bericht’ of ‘ik stuur u de offerte morgen’ te oefenen, zodat de tool ze sneller herkent.

Als je tijdens vergaderingen snel notities wilt maken. Tijdens een teamoverleg of klantgesprek wil je niet steeds typen. Open Google Keep op je telefoon of laptop en dicteer de belangrijkste punten. Een mogelijkheid is om na elk agendapunt kort de conclusie in te spreken. Later kun je de notities bewerken of delen met collega’s. Dit werkt ook goed voor brainstormsessies: spreek ideeën in zonder dat het gesprek stokt.

Als je documenten moet opstellen maar geen tijd hebt om te typen. Stel, je moet een offerte of een projectplan schrijven. Open Google Docs en gebruik de spraakfunctie om de eerste versie te dicteren. Je zou kunnen beginnen met een ruwe schets van de structuur: inleiding, aanpak, planning, kosten. Daarna kun je de tekst verfijnen. Overweeg om dit te combineren met de nieuwe Google Pics-tool voor het toevoegen van visuals, zoals een eenvoudig stroomschema of een tijdlijn.

Als je een team aanstuurt en efficiënter wilt communiceren. Je kunt de spraakfunctie in Gmail gebruiken om snel teamupdates te dicteren, zoals wekelijkse stand-ups of projectvoortgang. Een optie is om een standaard sjabloon te maken waarin je alleen de variabele onderdelen inspreekt. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistente communicatie. Let wel op: dicteer geen vertrouwelijke informatie in een open ruimte, want de spraakherkenning werkt via de cloud.

Als je in de zorg of juridische sector werkt en veel moet documenteren. Voor artsen, advocaten of adviseurs die veel verslaglegging doen, kan dicteren een uitkomst zijn. In plaats van na elk gesprek uitgebreid te typen, spreek je direct een samenvatting in. Je zou kunnen beginnen met het dicteren van een kort consultverslag in Google Docs en later controleren op nauwkeurigheid. Overweeg om specifieke terminologie vooraf te testen, zodat de spraakherkenning deze leert herkennen.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)