Spraakgestuurd typen in Gmail, Docs en Google Keep is nu beschikbaar. Je hebt geen extra software nodig. Het werkt direct vanuit de bestaande Google-omgeving. Dit betekent dat je e-mails, notities en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Voor ondernemers die veel typen, kan dit dagelijks uren schelen.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep. De functie heet ‘voice typing’ en is onderdeel van de nieuwste update van Google Workspace. Je kunt nu met je stem tekst invoeren in deze drie tools, zonder dat je een aparte app of microfoon nodig hebt. De functie werkt in de browser en op mobiele apparaten. Google meldt in een blogbericht dat de update beschikbaar is voor alle Workspace-gebruikers, inclusief de gratis versie. Dit is een uitbreiding van de bestaande spraakfunctie in Google Docs, die nu ook naar Gmail en Keep komt.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals die dagelijks veel e-mails schrijven, notities maken of documenten opstellen, is dit een directe productiviteitswinst. Typen kost tijd, vooral als je snel denkt maar langzaam typt. Met spraakgestuurd typen kun je gedachten direct omzetten in tekst, zonder tussenkomst van een toetsenbord. Dit is vooral relevant voor functies waarin veel geschreven wordt: klantenservice, sales, marketing, management. Ook voor ondernemers die fysieke klachten hebben aan handen of polsen, biedt dit een uitkomst. De functie vereist geen extra investering in hardware of software. Het werkt met de ingebouwde microfoon van je laptop of telefoon.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt. Open Gmail, klik op ‘Opstellen’ en selecteer het microfoonicoon in het tekstvak. Spreek je e-mail in. Je kunt leestekens toevoegen door ‘punt’, ‘komma’ of ’nieuwe regel’ te zeggen. Dit werkt sneller dan typen, vooral voor korte, gestandaardiseerde antwoorden. Overweeg om standaardzinnen zoals ‘Bedankt voor je bericht, ik kom erop terug’ in te spreken in plaats van te typen.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of telefoongesprekken. Open Google Keep op je telefoon of in de browser. Tik op het microfoonicoon en spreek je notities in. Keep zet ze direct om in tekst. Je kunt later de notitie bewerken of delen. Dit is een optie om aantekeningen te maken zonder dat je je handen van het toetsenbord hoeft te halen.

Als je documenten schrijft in Google Docs. De bestaande spraakfunctie in Docs is uitgebreid. Je kunt nu ook opmaak toevoegen met je stem, zoals ‘vet’, ‘cursief’ of ’nieuwe alinea’. Dit is handig voor het schrijven van offertes, handleidingen of blogteksten. Een mogelijkheid is om een eerste versie van een document in te spreken en later te redigeren. Dit kan de schrijftijd met de helft verkorten.

Als je onderweg bent en snel iets wilt vastleggen. Open Gmail of Keep op je telefoon. Gebruik de spraakfunctie om een e-mail of notitie te dicteren terwijl je loopt of in de auto zit (alleen als stilstaan veilig is). Dit voorkomt dat je later vergeet wat je wilde zeggen. Overweeg om dit te gebruiken voor het inspreken van takenlijsten of herinneringen.

Als je een team aanstuurt en veel communiceert. Dicteer team-updates, instructies of feedback in Gmail of Docs. Je kunt sneller reageren op vragen van medewerkers zonder dat je hoeft te typen. Dit is vooral nuttig als je veel korte berichten stuurt. Een optie is om een standaard sjabloon voor veelgestelde vragen in te spreken en op te slaan als concept.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)