Het antwoord is dat Google nieuwe spraakgestuurde functies heeft toegevoegd aan Gmail, Docs en Keep waarmee je e-mails en documenten kunt dicteren in plaats van typen. Dit kan ondernemers dagelijks uren besparen, vooral bij het verwerken van grote hoeveelheden tekst.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens de I/O-conferentie nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Workspace. In Gmail, Docs en Keep kun je nu met je stem tekst invoeren, bewerken en opmaken. Het gaat om een uitbreiding van bestaande dicteerfuncties, die nu beter reageren op natuurlijke spraak en commando’s zoals ‘nieuwe alinea’ of ‘vetgedrukt’ ondersteunen. Daarnaast is er een nieuwe tool genaamd Google Pics gelanceerd voor eenvoudig beeldbewerking, en zijn er updates voor de AI Inbox die berichten automatisch categoriseert. De spraakfuncties rollen de komende weken uit naar alle Workspace-gebruikers.

Wat dit betekent

Voor ondernemers die veel e-mailen of documenten schrijven, kan spraakgestuurd typen een aanzienlijke productiviteitswinst opleveren. Waar typen gemiddeld 40 woorden per minuut haalt, ligt dicteren rond de 150 woorden per minuut. Dat betekent dat een gemiddelde e-mail van 100 woorden in plaats van 2,5 minuut typen in 40 seconden klaar is. Voor een ondernemer die dagelijks 50 e-mails verstuurt, scheelt dat bijna twee uur per dag. Ook voor het maken van notities in Keep of het schrijven van offertes in Docs wordt dicteren een stuk sneller. De functie werkt in alle talen die Google ondersteunt, inclusief Nederlands.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je dagelijks veel e-mails beantwoordt, kun je de spraakfunctie in Gmail inschakelen via het microfoonicoontje in het opstelvenster. Begin met het dicteren van korte antwoorden op veelgestelde vragen. Een mogelijkheid is om een standaardstructuur aan te leren: ‘Beste [naam], bedankt voor je bericht. Ik stuur je de gevraagde informatie. Met vriendelijke groet, [jouw naam].’ Door dit hardop te zeggen in plaats van te typen, bespaar je per e-mail al snel een minuut.

Als je een team aanstuurt, overweeg om spraakgestuurd typen te gebruiken voor het maken van notulen tijdens vergaderingen. Open een Google Doc, zet de dicteerfunctie aan en spreek de belangrijkste punten in terwijl de vergadering vordert. Je kunt later de tekst bewerken en opmaken. Dit werkt beter dan typen, omdat je oogcontact kunt houden met deelnemers.

Als je onderweg bent en snel een notitie wilt maken, gebruik dan Google Keep met spraakinvoer. Open de Keep-app, tik op het microfoonicoontje en dicteer je idee. De app zet het direct om in tekst en slaat het op. Dit is handig voor het vastleggen van gedachten tijdens het reizen of tussen afspraken door.

Als je offertes of voorstellen schrijft, kun je in Google Docs de spraakfunctie gebruiken om de eerste versie te dicteren. Spreek de structuur uit: ‘Inleiding, probleemstelling, oplossing, prijsopgave, conclusie.’ Daarna kun je de tekst verfijnen met opmaakcommando’s zoals ‘nieuwe alinea’ of ‘opsommingstekens’. Dit versnelt het schrijfproces aanzienlijk.

Als je moeite hebt met typen door RSI of andere klachten, biedt spraakgestuurd typen een uitkomst. Je kunt volledige documenten maken zonder het toetsenbord te gebruiken. Google’s spraakherkenning is nauwkeurig genoeg voor professioneel gebruik, al is het verstandig om de tekst achteraf te controleren op fouten.

Bron: Blog