Spraakgestuurd e-mailen en notities maken in Gmail, Google Docs en Google Keep kunnen ondernemers dagelijks tijd besparen. Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor deze Workspace-apps, waarmee je berichten dicteert en notities maakt zonder te typen.

Wat er aan de hand is

Google heeft tijdens I/O nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Docs en Keep. Je kunt nu met je stem e-mails opstellen, documenten schrijven en notities maken. Daarnaast komt er een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De aankondiging staat op de officiële Google Workspace-blog. De functies zijn bedoeld om productiever te werken, vooral voor wie veel onderweg is of snel ideeën wil vastleggen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het mkb betekent dit dat je taken die normaal typen vereisen, sneller kunt afhandelen. Denk aan het beantwoorden van e-mails tijdens het rijden (via handsfree), het noteren van ideeën tijdens een wandeling of het dicteren van een memo zonder toetsenbord. Vergeleken met bestaande dictatietools zoals Siri of spraakherkenning in andere apps, is het voordeel dat de functie direct in de Workspace-apps zit. Je hoeft geen aparte app te openen of tekst te kopiëren. Het werkt naadloos binnen de omgeving die je al gebruikt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel onderweg bent en snel e-mails wilt beantwoorden. Je kunt in Gmail een nieuw bericht openen en op de microfoonknop tikken. Spreek je antwoord in, controleer het kort en verstuur. Dit bespaart tijd omdat je niet hoeft te typen op een klein scherm. Een mogelijkheid is om dit te gebruiken voor korte, routinematige reacties zoals bevestigingen of afspraken.

Als je tijdens vergaderingen of brainstormsessies snel notities wilt maken. In Google Docs kun je dicteren terwijl je spreekt. Je zou kunnen overwegen om tijdens een teamoverleg de spraakfunctie te gebruiken om direct actiepunten vast te leggen. Dit werkt ook voor Keep, waar je met je stem herinneringen of ideeën toevoegt zonder je telefoon te ontgrendelen.

Als je een team aanstuurt en documenten deelt. Je kunt in Docs een concept dicteren en later bewerken. Een optie is om dit te gebruiken voor het opstellen van notulen, offertes of interne memo’s. Omdat de tekst direct in het document verschijnt, kun je het meteen delen met collega’s. Overweeg om dit te combineren met de bestaande AI-functies in Workspace, zoals slimme suggesties, om nog sneller te werken.

Als je creatief werkt en snel ideeën wilt vastleggen. Gebruik Keep om met je stem een idee voor een campagne, product of tekst te noteren. Je hoeft niet te typen; je spreekt het in en later werk je het uit. Dit kan helpen om inspiratie vast te houden zonder dat het proces je stopt.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is dat spraakgestuurd werken in Workspace een directe tijdsbesparing oplevert voor taken die je anders zou typen.

Bron: Blog Google Workspace (https://blog.google/products-and-platforms/products/workspace/workspace-updates/)