Het antwoord

Google Workspace krijgt nieuwe spraakmogelijkheden waarmee je e-mails kunt dicteren in Gmail, notities kunt maken in Keep en documenten kunt inspreken in Docs. Dit betekent dat je dagelijkse taken zoals het beantwoorden van e-mails en het vastleggen van ideeën kunt doen zonder te typen, simpelweg door te praten tegen je apparaat.

Wat er aan de hand is

Google heeft op zijn jaarlijkse ontwikkelaarsconferentie I/O nieuwe functies aangekondigd voor Workspace. De belangrijkste update is de uitbreiding van spraakgestuurd werken. Waar je eerder alleen spraakherkenning had voor dicteren in Docs, kun je nu ook in Gmail e-mails inspreken en in Keep notities maken met je stem. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor de AI Inbox, een slimme mailbox die prioriteiten stelt. Deze aankondigingen zijn onderdeel van een bredere trend waarin AI steeds meer de interactie met software vereenvoudigt, van typen naar praten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit concreet dat je minder tijd kwijt bent aan administratieve taken. Stel je voor dat je onderweg bent of even snel een idee wilt vastleggen. In plaats van te typen op een klein scherm, spreek je het in. Dat scheelt niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op RSI-klachten door veel typen. De spraakfuncties werken direct in de apps die je al gebruikt, dus je hoeft geen nieuwe software te leren of aparte tools aan te schaffen. Het is een kleine aanpassing in je werkwijze die dagelijks minuten tot uren kan besparen, afhankelijk van hoeveel je mailt en documenteert.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails beantwoordt tijdens het reizen of tussen afspraken door. Je kunt nu in de Gmail-app je stem gebruiken om een e-mail te dicteren. Open een nieuw bericht, tik op het microfoonicoon en spreek je bericht in. De spraakherkenning zet het om in tekst, waarna je het kunt controleren en versturen. Dit werkt ook voor het beantwoorden van bestaande e-mails. Een mogelijkheid is om standaardantwoorden voor te bereiden die je inspreekt, zoals bevestigingen of korte updates.

Als je snel ideeën of notities wilt vastleggen zonder je workflow te onderbreken. In Google Keep kun je nu spraaknotities maken. Terwijl je aan het werk bent, kun je een gedachte inspreken in plaats van deze te typen. Overweeg om Keep te gebruiken voor het vastleggen van taken, brainstormideeën of gesprekspunten voor een vergadering. De spraaknotitie wordt direct opgeslagen en is later terug te vinden via zoekopdrachten.

Als je documenten schrijft zoals offertes, rapporten of notulen. In Google Docs kun je al dicteren, maar de nieuwe update verbetert de nauwkeurigheid en snelheid. Je zou kunnen beginnen met het inspreken van een ruwe versie van een document en deze later verfijnen. Dit werkt goed voor lange teksten waarbij typen tijdrovend is. Een optie is om tijdens het autorijden of wandelen een document te dicteren, zolang je in een rustige omgeving bent voor de beste herkenning.

Als je een team aanstuurt en efficiënter wilt communiceren. De spraakfuncties kunnen ook helpen bij het delegeren van taken. Spreek een e-mail in met instructies voor een medewerker of maak een spraaknotitie in Keep die je deelt met je team. Dit versnelt de communicatie, vooral als je snel wilt handelen zonder te typen. Overweeg om vaste momenten in te plannen waarop je spraak gebruikt voor routineklussen, zoals het beantwoorden van ochtendmail.

Als je moeite hebt met typen of last hebt van RSI. De spraakmogelijkheden bieden een alternatief voor fysiek typen. Je kunt nu volledige e-mails en documenten inspreken, wat de belasting op je handen en polsen vermindert. Een mogelijkheid is om spraak als standaardinvoermethode te gebruiken voor alle tekst die je produceert, en alleen te typen voor correcties of korte antwoorden. Dit kan op termijn klachten voorkomen en je productiviteit op peil houden.

Bron: Google Blog