Spraakgestuurd typen in Gmail, Docs en Keep van Google Workspace maakt het mogelijk om e-mails, documenten en notities te dicteren in plaats van te typen. Dit bespaart ondernemers dagelijks uren aan administratieve taken, zonder dat ze enige AI-expertise nodig hebben. De functie is direct beschikbaar voor Workspace-gebruikers en werkt met een simpele spraakopdracht.

Wat er aan de hand is

Google heeft nieuwe spraakmogelijkheden aangekondigd voor Gmail, Google Docs en Google Keep. Gebruikers kunnen nu met hun stem tekst invoeren in deze apps, wat het typen overbodig maakt voor veel dagelijkse taken. Daarnaast introduceert Google een nieuwe ontwerptool genaamd Google Pics en updates voor AI Inbox. De spraakfunctie is onderdeel van een bredere verschuiving naar handsfree en efficiënter werken binnen Workspace, waarbij AI wordt ingezet om tijdrovende handelingen te automatiseren. Volgens Google is de functie ontworpen om intuïtief te werken, zodat ook niet-technische gebruikers er direct mee uit de voeten kunnen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit een directe tijdsbesparing. Het dicteren van e-mails en documenten gaat vaak twee tot drie keer sneller dan typen, zeker op een mobiel apparaat. Vooral voor taken die veel tekst vereisen, zoals het schrijven van offertes, rapporten of notulen, kan dit een aanzienlijke productiviteitswinst opleveren. De functie is beschikbaar in de bestaande Workspace-apps, dus er is geen nieuwe software of training nodig. Dit maakt het laagdrempelig voor bedrijven die al gebruikmaken van Google Workspace. De update is relevant voor iedereen die veel tijd kwijt is aan typen, van zzp’ers tot teams in de zorg, logistiek of consultancy.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je veel e-mails beantwoordt tijdens het reizen of onderweg. Je kunt in Gmail een nieuwe e-mail openen en op het microfoonicoon tikken om je bericht te dicteren. Dit werkt ook voor het beantwoorden van bestaande e-mails. Overweeg om standaardzinnen of veelgebruikte antwoorden in te spreken, zodat je ze later alleen nog hoeft te controleren op spelfouten. Je zou kunnen beginnen met het dicteren van korte berichten, zoals afspraakbevestigingen of factuurherinneringen, om te wennen aan de snelheid.

Als je documenten moet schrijven voor je bedrijf, zoals offertes of handleidingen. Open Google Docs en activeer de spraakfunctie via het menu Extra. Je kunt dan je gedachten vrijuit inspreken, zonder dat je hoeft te typen. Een mogelijkheid is om eerst een ruwe versie van een offerte te dicteren, en deze later te bewerken. Dit bespaart tijd, omdat je niet hoeft te stoppen om elk woord in te tikken. Overweeg om de functie te gebruiken voor brainstormsessies: spreek je ideeën in en werk ze later uit.

Als je notities maakt tijdens vergaderingen of gesprekken. Gebruik Google Keep om snel aantekeningen te dicteren. Je kunt de app openen op je telefoon of tablet en direct inspreken wat er wordt besproken. Dit is handig voor het vastleggen van actiepunten of ideeën zonder dat je hoeft te typen. Een optie is om na een gesprek de notities te controleren en aan te vullen, zodat je niets mist. Overweeg om Keep te gebruiken voor het bijhouden van een takenlijst die je dagelijks bijwerkt.

Als je een team aanstuurt en regelmatig instructies of updates deelt. Je kunt in Gmail of Docs spraak gebruiken om snel teamberichten of projectupdates te dicteren. Dit werkt goed voor korte, duidelijke boodschappen zoals ‘De deadline voor het rapport is vrijdag’ of ‘Kun je de bijlage controleren?’. Een mogelijkheid is om de functie te combineren met sneltoetsen, zodat je nog sneller kunt schakelen tussen apps. Overweeg om je team te laten zien hoe de functie werkt, zodat iedereen er gebruik van kan maken.

Als je in de zorg of logistiek werkt en vaak onderweg bent. De spraakfunctie in Gmail en Keep is ideaal voor het snel verwerken van administratie, zoals het noteren van patiëntgegevens of leveringsinformatie. Je kunt bijvoorbeeld na een bezoek aan een klant direct een notitie inspreken in Keep, in plaats van later achter een computer te gaan zitten. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart tijd. Overweeg om de functie te gebruiken voor het bijhouden van een logboek of dagrapport.

Bron: Google Blog